Siamo lieti di annunciare che Discoveroom è stata ufficialmente acquisita da Webhotelier/Primalres, un passo che apre nuove opportunità per i nostri stimati clienti. Questa acquisizione garantisce innovazione continua e accesso a soluzioni tecnologiche di alto livello nel settore dell’ospitalità. Comprendiamo che questa transizione porterà dei cambiamenti e siamo impegnati a renderla il più fluida possibile per tutti.

Un percorso di migrazione senza intoppi per tutti i clienti

Come parte di questa transizione, a tutti i clienti di Discoveroom verrà offerto un percorso di migrazione verso i prodotti e i servizi forniti da Webhotelier/Primalres. Il nostro obiettivo è garantire che possiate continuare a gestire le vostre prenotazioni, i canali e le operazioni in modo efficiente, beneficiando della funzionalità avanzata dei prodotti dell’acquirente.

Ecco cosa dovete sapere sulla migrazione:

Prodotti sostitutivi per i servizi attuali

• Per i clienti che utilizzano un Channel Manager: Il prodotto sostitutivo sarà Primalres.
• Per i clienti che utilizzano un Booking Engine: Il prodotto sostitutivo sarà Webhotelier.
• Per i clienti che utilizzano un Property Management System (PMS): Il prodotto sostitutivo sarà Hotelizer.

Se siete già collegati a Primalres o Webhotelier

Per i clienti già collegati a Primalres e Webhotelier, così come per coloro che non richiedono questi servizi, sarà necessario solo Hotelizer per gestire efficacemente la vostra struttura.

Dettagli su abbonamenti e fatturazione

Riconosciamo l’importanza di rispettare i vostri attuali contratti di abbonamento. Pertanto:

• Gli abbonamenti annuali saranno rispettati fino alla loro scadenza. Una volta scaduti, non saranno rinnovati secondo i termini di Discoveroom.
• Gli abbonamenti mensili continueranno a essere rinnovati fino a maggio 2025. Dopo questa data, il processo di migrazione sarà completato e tutti gli abbonamenti saranno gestiti secondo il nuovo sistema di fatturazione.

Migrazione delle prenotazioni e della base clienti

Per garantire una transizione senza problemi, migreremo le vostre prenotazioni esistenti e la base clienti nei nuovi sistemi. Ciò significa che non perderete alcun dato cruciale e potrete continuare a servire i vostri ospiti senza interruzioni.

Nuove offerte e modelli di abbonamento

Poiché Webhotelier/Primalres opera con un modello di fatturazione e abbonamento diverso, tutti i clienti riceveranno nuove offerte personalizzate in base alle loro esigenze. Queste offerte rifletteranno le capacità avanzate dei nuovi prodotti e garantiranno che possiate ottenere il massimo valore per la vostra attività.

Prossimi passaggi

Nelle prossime settimane riceverete indicazioni dettagliate su come funzionerà il processo di migrazione e quali azioni, se necessarie, dovrete intraprendere. Il nostro team di supporto dedicato sarà a vostra disposizione per assistervi in ogni fase della transizione.

Siamo certi che questo nuovo capitolo porterà strumenti e opportunità migliorati per la vostra attività. Grazie per aver scelto Discoveroom. Non vediamo l’ora di continuare questo viaggio insieme sotto l’ombrello di Webhotelier/Primalres.

Rimanete aggiornati e non esitate a contattare il nostro team di supporto per qualsiasi domanda o dubbio.

Al fine di migliorare e rendere più fluida la performance della funzionalità Canali, abbiamo apportato le seguenti modifiche: 

Notifiche Email: 

Nei casi in cui una prenotazione da un canale non possa essere importata a Discoveroom (per motivazioni spiegate in questo post), veniva inviata una notifica al proprietario dell’alloggio. D’ora in avanti, questa email di notifica includerà un link che, se seguito, permetterà di richiedere che la prenotazione dal canale venga reimportata in Discoveroom. 

Dovreste cliccare sul link nel momento in cui sappiate quale sia la camera che ha avuto il problema con l’importazione  e dopo aver corretto il guasto. Se non riuscite a capire il motivo della mancata importazione, per favore contattateci. 

Connessione Octorate: 

Fino ad ora abbiamo lavorato con Octorate in questo modo: recuperavamo dal Channel Manager tutte le prenotazioni che erano state inserite in Discoveroom. Questo modus operandi si affidava ad Octorate, il quale doveva calcolare la disponibilità corretta. Da questo momento cambieremo questo procedimento e torneremo a conteggiare la disponibilità in Discoveroom. Non invieremo più prenotazioni, solo le disponibilità. Facciamo ciò per evitare di avere delle discrepanze nel calcolo della disponibilità che potrebbe sorgere dai cambio camera o altri tipi di cambiamenti. 

Questo è un post che dovevamo fare da tempo, per spiegare come Discoveroom si connetta ai vari canali e le cose a cui si debba prestare attenzione. Cominciamo perciò dall’inizio.

Che cos’è un Canale?  

Molto semplicemente un canale è da dove arrivano le prenotazioni. Un agente di viaggio è un canale, il nostro telefono è un canale, un sito web come Booking.com è un canale, il sito web di un hotel è un canale. Per convenienza, distinguiamo i canali online e i canali offline.

I canali online sono quelli tramite i quali le persone fanno una prenotazione, usando internet e un sito web. Sono siti web di terze parti o app per dispositivi mobili. Il loro denominatore comune è il fatto che si basino su un sito web o un’app. I canali online sono principalmente le OTA globali (agenzie di viaggio online), come Booking.com, Expedia, AirBnb, ecc. E quelle regionali o locali.

I canali offline sono tutti quelli che non si basano sul web o su un’app per dispositivi mobili. Il telefono e gli agenti di viaggio sono i più comuni.

Cos’è un Gestore Canali?

È pratica comune che una proprietà pubblicizzi le sue camere e disponibilità su più di un sito web. Ciò crea però un problema: quando una prenotazione viene fatta tramite un sito, tutti gli altri siti devono essere aggiornati riguardo alla diminuzione di disponibilità di quella particolare camera. Se non venisse aggiornata per tempo, renderebbe reale il rischio di una doppia prenotazione.

L’aggiornamento della disponibilità può essere fatto manualmente. Ma un essere umano deve anche dormire e fare delle pause.

Perciò il tempo che ci vuole tra una prenotazione e un aggiornamento manuale si trova tra i pochi minuti e le molte ore. Più grande l’intervallo e maggiori saranno i rischi di una doppia prenotazione. Il problema diventa più grande nel momento in cui la disponibilità può variare a causa di prenotazioni che vengono effettuate offline. Quindi il povero proprietario dell’alloggio deve essere costantemente vigile e sbrigarsi a fare i doverosi aggiornamenti per ciascuna nuova prenotazione. Per una grande proprietà ciò è praticamente impossibile. Non sarebbe bello rendere l’aggiornamento automatico e minimizzare così il rischio di una doppia prenotazione? Benvenuti nel Channel Manager.

I Channel Managers sono programmi e servizi che aggiornano automaticamente la disponibilità del canale. Essi interconnettono i vari canali, più le applicazioni che i proprietari di alloggi usano per registrare le prenotazioni offline (come Discoveroom, il nostro PMS – Sistema di Gestione delle Proprietà). Poiché c’è una connessione costante tra i canali e il sistema dell’alloggio, è anche molto semplice trasferire le prenotazioni da un sistema all’altro.

In breve, i channel manager interconnettono i canali e i sistemi degli hotel, recuperano le prenotazioni dai canali e le trasferiscono all’hotel e aggiornano automaticamente anche la disponibilità del canale, ogni qual volta una prenotazione viene effettuata, a prescindere da dove sia stata fatta.

Come si connette Discoveroom con i Canali

Discoveroom, nel suo nucleo, è un PMS (cioè un Sistema di Gestione delle Proprietà). Non si connette direttamente ai canali (questa è una nostra scelta, non un limite. Si potrebbe connettere direttamente, ma abbiamo deciso di non farlo) perciò non gioca il ruolo di un channel manager. Si connette, invece, ad altri channel manager terze parti, e tramite questi si connette ai vari canali.

Perché non connettersi direttamente? È una questione di focus e di risorse. Ci sono dozzine di canali diversi lì fuori e costruire delle connessioni con essi richiede denaro, tempo ed esperienza.  Noi abbiamo deciso che questa non è l’area su cui vogliamo focalizzarci, dato che ci sono già molti channel manager che svolgono un lavoro più che decente.

Finora ci siamo connessi con due channel manager: Octorate e WebHotelier/Primal Res. La scelta è stata dettata da considerazioni di tipo geografico. Il nucleo dei nostri clienti risiede nelle aree in cui questi due channel manager sono stati originati e operano. Una nostra espansione di tipo geografico ci condurrà senz’altro ad aggiungere altri partner tra i channel manager.

In entrambi i casi la creazione della proprietà nel sistema del Channel Manager viene fatta da noi oppure dai Channel Manager. Quando è stata configurata, l’opzione del menu “Channel Manager” all’interno della nostra web app, vi permetterà di creare una nuova mappatura dei tipi di camera tra i due sistemi.

La mappatura del tipo di camera è essenziale per il recupero corretto della prenotazione e il suo aggiornamento.

Discoveroom permette collegamenti da-uno-a-molti, in cui un tipo di camera da Discoveroom può venire mappata in più di un tipo di camera da parte del channel manager, ma non viceversa.

C’è una qualche differenza tra questi due Channel Managers?

Sì, c’è. Mentre entrambi hanno il compito di recuperare le prenotazioni ed aggiornare la disponibilità, ci sono differenze a livello di come i due operano, dei prezzi per i loro servizi, quali canali supportano, ecc. La scelta è del cliente. Vogliamo offrire ciò che sia più adatto a lui.

In maniera più specifica, WebHotelier/Primal Res ha un’integrazione molto profonda del motore per le prenotazioni (WebHotelier) e del channel manager (Primal Res) ed è per questo che vengono offerti assieme.

Dove entra in gioco il tariffario?  

Per entrambi i channel managers, il tariffario per i canali viene inserito dalla loro parte, mentre quello per il PMS è inserito tramite Discoveroom. Ci sono piani futuri per integrare queste due funzioni ma per il momento sono distinte.

Gestione della Disponibilità

Discoveroom è stato costruito attorno al concetto del poter gestire sempre la disponibilità reale, poiché permette agli utenti di inserire prenotazioni direttamente nelle camere, e non nel tipo di camera. Inoltre le prenotazioni importate dai canali vengono automaticamente assegnate alle camere. Ci sono molteplici ragioni per questo: vogliamo ridurre la mole di lavoro dell’hotel manager, rendere più semplice capire cosa viene venduto online, ridurre il rischio delle doppie prenotazioni, ecc.

Per questo motivo, abbiamo costruito all’interno di Discoveroom degli strumenti specifici che chiudano la disponibilità ai canali che cambino il soggiorno minimo. Seguiamo il principio per cui, il PMS, dovrebbe essere il punto di massima chiarezza sulla disponibilità aggiornata. Questo significa che il PMS guiderà i channel manager e non viceversa.

Per questo motivo, le disponibilità di apertura e chiusura che non sono collegate ad una specifica prenotazione, dovrebbero venire gestite dal PMS.

Ci sono dei casi, però, in cui hotel manager con esperienza, al fine di attrarre più prenotazioni, vogliano pubblicizzare una camera dandole una disponibilità più alta di quanto non sia in realtà sapendo che ci possa essere un alto rischio di doppia prenotazione. In questi casi la disponibilità dovrebbe venire decisa direttamente sul channel manager e non da Discoveroom. Ma c’è un problema qui: Discoveroom darà sempre la disponibilità reale, quindi se avviene un cambio di camera, Discoveroom invierà nuovamente la disponibilità reale ai channel manager.

Questo non pone il problema delle doppie prenotazioni. Al contrario. Ma crea una mole di lavoro per gli hotel manager che vedranno l’aumento della disponibilità creato artificialmente tornare alle disponibilità reali e dovrà aggiustarle nuovamente.

Disponibilità suddivisa 

Un altro problema comune con la disponibilità è quando una prenotazione deve essere suddivisa tra diverse camere. Esaminiamo le motivazioni che portano a questo caso.

L’OTA mostra il tipo di camera. Non ne sa niente riguardo alle camere specifiche di una proprietà, ne conosce solamente il numero disponibile per ciascun tipo di camera per ogni giorno preciso.

Considerate i seguenti casi:

Il Tipo di Camera X consiste in due camere (A e B), per cui la disponibilità totale quando entrambe sono libere è di due.

Diciamo che tra 1 e 3 del mese, la camera A è prenotata, mentre tra il 4 e il 6  la camera B è prenotata. Quale disponibilità mostrerà il canale per le date da 1 a 6?

La risposta a questo è, certamente, 1.

Ora, un nuovo cliente sta cercando il sito web dell’OTA e trova che c’è una camera del tipo X nella suddetta proprietà, che è disponibile tra il giorno 1 del mese e il 6.

Il cliente continua con la prenotazione per questa camera. Il channel manager recupera questa prenotazione e la manda a Discoveroom. Ma Discoveroom non la può registrare, perché non esiste una sola camera disponibile per sei giorni.

In questo caso, viene inviata una notifica agli utenti, dicendo che il sistema non è riuscito a trovare una camera disponibile per questa prenotazione.

Cosa si deve fare allora? Ci sono diverse opzioni:

• Spostare la prenotazione per la camera B alla camera A. Dopodiché la prenotazione del canale potrà essere recuperata nella camera B.
• Spostare la prenotazione dalla camera A alla camera B. Poi la prenotazione del canale potrà essere recuperata nella camera A.
• Inserire la prenotazione del canale manualmente, suddividendola tra la camera A e la camera B.

In pratica, tutte queste soluzioni e molte altre (come fare l’upgrade di un cliente per una camera di tipo diverso) saranno richieste. Non c’è niente di male in questo. È la natura del business stesso che scaturisce questo tipo di problemi.

Per quanto riguarda i pasti

Il modo in cui i pasti (principalmente la colazione) sono acquistati tramite una prenotazione da un canale online può variare. Possono essere inclusi nel pezzo della prenotazione, possono essere acquistati separatamente ma nel momento della prenotazione oppure possono essere acquistati dal cliente dopo il check-in, durante il suo soggiorno.

Per le prenotazioni che vengono dai canali, quest’informazione si trova nelle note della prenotazione.

Per quanto riguarda i pagamenti e le condizioni

Le informazioni riguardanti i Pagamenti Non Rimborsabili vengono anch’esse aggiunte nelle note della prenotazione. Oltre a queste, altre informazioni come le condizioni di cancellazione, si trovano nelle note, quando vengono trasmesse dal channel manager.

Tutte queste informazioni dovrebbero essere considerate alla base della gestione dei canali. Ci sono molti dettagli e molte differenze sottili tra i canali e i sistemi. Ma queste verranno trattate nei post futuri.