Τιμολόγηση

Τέλος Ανθεκτικότητας και QrCode από 1/3/2024

Όπως έχει ανακοινωθεί, από 1/3/2024 αλλάζουν τα ποσά του Τέλους Ανθεκτικότητας όπως κατωτέρω:

  • Ξενοδοχεία ενός και δύο αστέρων: από 0,50 ευρώ σε 1,5 ευρώ
  • Ξενοδοχεία 3 αστέρων: από 1,5 ευρώ στα 3 ευρώ
  • Ξενοδοχεία 4 αστέρων: από 3 ευρώ στα 7 ευρώ
  • Ξενοδοχεία 5 αστέρων: από 4 ευρώ στα 10 ευρώ
  • Ενοικιαζόμενα επιπλωμένα δωμάτια –διαμερίσματα: από 0,50 ευρώ σε 1,5 ευρώ.

Για την εφαρμογή των ανωτέρω από το πρόγραμμα της τιμολόγησης απαιτούνται τα ακόλουθα:

  1. Ενημέρωση Τέλους Ανθεκτικότητας για καταλύματα που εκδίδουν παραστατικά από 1/1/2024
  2. Kαταλύματα που έχουν δεν έχουν αρχίσει ακόμα να εκδίδουν παραστατικά για το 2024
  3. Ενημέρωση προτύπων παραστατικών με QrCode

Περίπτωση 1: καταλύματα που έχουν αρχίσει να εκδίδουν παραστατικά Τέλους Ανθεκτικότητας

Για να ενημερωθεί το ποσό του φόρου ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1.1 Ανοίγουμε τη λίστα των φόρων: Settings > Taxes ή Ρυθμίσεις > Φόροι, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

1.2 Όταν ανοίξουν οι φόροι, εντοπίζουμε το Τέλος Ανθεκτικότητας και πατάμε το μολυβάκι δεξιά για επεξεργασία, όπως στην παρακάτω εικόνα.

1.3 Επεξεργαζόμαστε το ποσό του φόρου αναλόγως της κατηγορίας του καταλύματος, όπως φαίνεται παρακάτω (το παράδειγμα αφορά ενοικιαζόμενα δωμάτια).

Αποθηκεύουμε κι έχει λήξει η ενημέρωση.

Περίπτωση 2: καταλύματα που έχουν δεν έχουν αρχίσει να εκδίδουν παραστατικά για το 2024

Στην περίπτωση που το κατάλυμα δεν έχει αρχίσει να κόβει παραστατικά για το 2024, απαιτείται να ενημερωθεί ο φόρος όπως περιγράφεται στην περίπτωση 1, και να δημιουργηθεί και το πρότυπο για το Τέλος Ανθεκτικότητας.

Το πρότυπο αυτό είναι παρόμοιο με του Φόρου Διαμονής.

Παρακάτω περιγράφεται η διαδικασία δημιουργίας του νέου προτύπου.

2.1 Πηγαίνουμε πρώτα στη λίστα προτύπων παραστατικών (Bill Types) από Ρυθμίσεις > Πρότυπα παραστατικών ( Settings > Bill Types)

2.2 Εντοπίζουμε το υπάρχον πρότυπο για το Φόρο Διαμονής και το κατεβάζουμε πατώντας το βελάκι όπως φαίνεται στην εικόνα.

2.3 Το πρότυπο είναι αρχείο Word. Πρέπει να ανοιχτεί μόνο από πρόγραμμα Word, γιατί τα συμβατά με Word προγράμματα το καταστρέφουν.

Όταν ανοίξει το πρότυπο αλλάζουμε την ονομασία όπως παρακάτω:

Από:

Σε:

Και αποθηκεύουμε.

2.4 Κατόπιν προχωράμε στη δημιουργία ενός νέου προτύπου από τη λίστα των προτύπων πατώντας το κουμπί Προσθήκη (Add).

Στη φόρμα που θα ανοίξει καταχωρούμε τα ακόλουθα κι αποθηκεύουμε.

3. Ενημέρωση όλων των προτύπων με QrCode

Πέραν του νέου φόρου, πρέπει να ενημερωθούν και όλα τα πρότυπα με μια ετικέτα που θα εμφανίζει το υποχρεωτικό από 1/1/2024 QrCode.

3.1 Για την ενημέρωση αυτή, πρέπει να κατέβουν ένα ένα τα πρότυπα στον υπολογιστή, να ανοιχτούν όπως περιγράφεται ανωτέρω για το παλιό πρότυπο του Φόρου Διαμονής (βήμα 2.2), και κάτω κάτω, μετά την ετικέτα για τις σημειώσεις, πρέπει να προστεθεί η νέα ετικέτα.

Κάθε ενημερωμένο πρότυπο πρέπει να ξανανέβει όπως περιγράφεται στα βήματα 2.5 και 2.6.

4. Νέοι πελάτες

Για πελάτες με νέους λογαριασμούς στο Discoveroom η διαδικασία είναι διαφορετική, πιο απλή και περιγράφεται σε ξεχωριστό άρθρο.

/Για οποιαδήποτε απορία ή πρόβλημα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Τιμολόγηση

Παραστατικά τιμολόγησης για νέους συνδρομητές

Το παρόν άρθρο περιγράφει τη διαδικασία δημιουργίας των απαιτούμενων παραστατικών για να λειτουργήσει η τιμολόγηση. Η διαδικασία αφορά πελάτες του Discoveroom που ενεργοποιούν το λογαριασμό τους για πρώτη φορά μέσα στο 2024, ή για παλαιότερους πελάτες που αναβάθμισαν το συνδρομητικό πακέτο τους μέσα στο 2024 ώστε να περιλαμβάνει και τιμολόγηση.

  1. Ανέβασμα λογότυπου
  2. Συσχέτιση λογότυπου με ρυθμίσεις τιμολόγησης
  3. Δημιουργία νέας ομάδας παραστατικών

1. Ανέβασμα λογότυπου

Από το κορυφαίο μενού επιλέγουμε Ρυθμίσεις > Εικόνες (Settings > Images). Πατάμε προσθήκη και ανεβάζουμε εικόνα του λογοτύπου. Σαν τύπο χρήση της εικόνας βάζουμε αυτόν που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Και στην περιγραφή κάτι σαν “λογότυπο Χ”. Ανεβάζουμε κι αποθηκεύουμε

2. Συσχέτιση λογότυπου με ρυθμίσεις τιμολόγησης

Από το κορυφαίο μενού επιλέγουμε Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις Τιμολόγησης > Τιμολογούσα Οντότητα.

Στο πεδίο του λογότυπου (Logo) υπάρχει προεπιλεγμένη η διεύθυνση του λογότυπου που ανεβάσαμε πριν. Αν οι λοιπές ρυθμίσεις είναι σωστές, απλά αποθηκεύουμε και πλέον αυτό το λογότυπο θα εμφανίζεται πάνω στα παραστατικά.

Εναλλακτικά μπορούμε να αντικαταστήσουμε την προεπιλογή με μια διεύθυνση εικόνας από οπουδήποτε (αρκεί να είναι μορφής jpg,jpeg ή png).

3. Δημιουργία νέας ομάδας παραστατικών

Από το κορυφαίο μενού επιλέγουμε Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις Τιμολόγησης > Τύποι Παραστατικών

Πατάμε το γκρίζο κουμπί με τον τίτλο “Greek Document Set” κι αυτό μας δημιουργεί όλα τα απαιτούμενα παραστατικά.

Μπορούμε επιπλέον και προαιρετικά να προσθέσουμε σειρές στα παραστατικά ή να αλλάξουμε τους τίτλους τους.

Διάφορα

Τιμολόγηση πολλών κρατήσεων σ’ ένα παραστατικό

Είμαστε στην ευχάριστη θέση ν’ ανακοινώσουμε μια νέα λειτουργία που είχε ζητηθεί από πολλούς: τη δυνατότητα να τιμολογούνται πολλές κρατήσεις μ’ ένα μόνο παραστατικό.
Μέχρι σήμερα αυτό μπορούσε να γίνει μόνο στις περιπτώσεις που υπήρχε κράτηση που είχε “κοπεί”, ή σε κράτηση που είχε έρθει από κανάλι κι αφορούσε περισσότερα από ένα δωμάτια (περιλαμβανομένης της μηχανής κρατήσεων).

Πλέον μπορείτε να τιμολογείτε οποιοδήποτε αριθμό κρατήσεων σε ένα παραστατικό.
Το παραστατικό θα πάρει τα στοιχεία του πελάτη από την πρώτη κράτηση που θα επιλέξετε.

Επειδή πρέπει να δημιουργηθεί κι αντίστοιχος Φόρος Διαμονής, χρειάζεται προσοχή στο να επιλεγούν οι ίδιες ακριβώς κρατήσεις για να μην υπάρχουν αναντιστοιχίες. Το σύστημα δεν κάνει τέτοιο έλεγχο. Επαφίεται στο χρήστη.

Πως γίνεται: πηγαίνουμε στο μενού Τιμολόγηση > Παραστατικά και πατάμε το κουμπί “Προσθήκη”. Αν έχετε την εφαρμογή στ’ αγγλικά τα αντίστοιχα είναι Billing > Bills και Add.

Κατόπιν επιλέγουμε τον τύπο του παραστατικού που θέλουμε να εκδόσουμε και στο πεδίο των κρατήσεων επιλέγουμε όσες θέλουμε από τη λίστα που εμφανίζεται όταν βάζουμε το δρομέα μέσα στο πεδίο.

Μετά την επιλογή, οι επιλεγμένες κρατήσεις εμφανίζονται μέσα στο πεδίο

Κατόπιν προχωράμε κατά τα γνωστά.

Διαχειριστές καναλιών, Προσφορές

Νέα συνεργασία: Syncbnb channel manager

Είμαστε στην ευχάριστη θέση ν’ ανακοινώσουμε ότι ολοκληρώσαμε τη διασύνδεση με το  Syncbnb, τον ελληνικό Channel Manager που ειδικεύεται στα Vacation Rentals.

Το Syncbnb υποστηρίζει αμφίδρομη, σχεδόν πραγματικού χρόνου διασύνδεση με περισσότερα από 200 κανάλια κι είναι ο μόνος channel manager παγκοσμίως που προσφέρει την εγγύηση μηδενικών διπλοκρατήσεων (Zero Double Booking Guarantee).

SyncBnb

 

Υποστηριζόμενες λειτουργίες

Τα Vacation Rentals έχουν διαφορετικές και μερικές φορές, απλούστερες, ανάγκες από τα ενοικιαζόμενα και τα ξενοδοχεία. Και το Syncbnb είναι καλά τοποθετημένο να τις εξυπηρετήσει.

Τα rentals  από το Syncbnb αντιστοιχίζονται με τα δωμάτια στο Discoveroom.

Λόγω της φύσης των VR’s, η μετακίνηση των πελατών από ένα σε άλλο δεν είναι προαπαιτούμενο για ένα PMS, γι αυτό για τις  κρατήσεις που προέρχονται από το Syncbnb, η λειτουργία αλλαγής δωματίου στο Discoveroom είναι απενεργοποιημένη. Όμως για τις κρατήσεις που εισάγονται καταρχήν στο Discoveroom εξακολουθεί να είναι δυνατή.

Η αρχική ρύθμιση μιας σύνδεσης με το Syncbnb, προς το παρόν,  απαιτεί μια εφάπαξ προσπάθεια από τη δική μας μεριά για την μαζική εισαγωγή όλων των υπαρχουσών κρατήσεων. Η λειτουργία θ’ αυτοματοποιηθεί στο μέλλον.

Οι κρατήσεις που εισάγονται χειροκίνητα ή από άλλο σύστημα στο Discoveroom, μεταφέρονται άμεσα στο Syncbnb. 

Οι κρατήσεις πουεισάγονται χειροκίνητα ή από άλλο σύστημα στο Syncbnb, μεταφέρονται εντός 5 λεπτών στο Discoveroom.

 

Προαπαιτούμενα

Για τη διασύνδεση με το Syncbnb απαιτείται ενεργή συνδρομή “Plus” από τη μεριά του Discoveroom side κι οποιαδήποτε ενεργή συνδρομή στο Syncbnb.

 

Προσφορά γνωριμίας

Μέχρι το τέλος του 2020, υπάρχει μια ενεργή προσφορά για τους υπάρχοντες πελάτες του  Syncbnb: Με τη χρήση των ακόλουθων κουπονιών

SyncBnb2020Μ

SyncBnb2020Υ

μπορείτε  ν’ αποκτήσετε τo συνδρομητικό πλάνο Plus  (μηνιαίο ή ετήσιο αντίστοιχα) με  50% έκπτωση για τον πρώτο χρόνο, υπό την προϋπόθεση ότι δεν είναι ήδη πελάτες του  Discoveroom, ή  ότι δεν έχουν ποτέ χρησιμοποιήσει συνδρομητικό πλάνο άλλο από το Basic.

Επιπλέον, για τους πελάτες του Discoveroom που θα ήθελαν να χρησιμοποιήσουν το Syncbnb υπάρχει το κουπόνι

DISCOVEROOM50

με το οποίο μπορούν ν’ αποκτήσουν συνδρομή  Syncbnb  με  50% έκπτωση για τους πρώτους 3 μήνες.

επιλεγμένα

Πως να θέσετε το eRegistrations σε λειτουργία (βήματα)

Επειδή μας ρωτάτε συνέχεια για το ποιά είναι τα βήματα για να θέσετε σε λειτουργία τα eRegistrations, φτιάξαμε μια συνοπτική λίστα των βημάτων που πρέπει ν’ ακολουθηθούν και με τη σωστή σειρά.

1. Ρυθμίσεις Email: επειδή οι σύνδεσμοι προς τη σελίδα για eRegistration αποστέλονται με email, το πρώτο βήμα είναι να ρυθμιστεί σωστά η αποστολή email. Μέχρι τώρα μπορούσατε να στέλνετε email από το email του discoveroom. Με τις τελευταίες αλλαγές μπορείτε να στέλνεται από το δικό σας email (αυτό που έχει το domain του καταλύματος). Οπότε η πρώτη ενέργεια είναι να κάνετε τη ρύθμιση για να στέλνετε από το δικό σας email. Από εδώ https://admin.discoveroom.com/misc/index . Για τη σχετική ρύθμιση, χρειάζεστε τη βοήθεια τεχνικού, ή της εταιρείας από την οποία αγοράσατε το domain του καταλύματος.

2. Δημιουργία προτύπου: τα πρότυπα καθορίζουν το κείμενο που θα περιέχει ένα email και αποτελούνται από ένα συνδιασμό ελεύθερου κειμένου και ειδικών ετικετών που χρησιμοποιούνται για να φέρνουν την αντίστοιχη πληροφορία από το σύστημα. Η ετικέτα που χρειάζεστε για να δημιουργήσει το σύνδεσμο προς τη σελίδα των eRegistrations είναι η #LinkToRegistration#. Τα πρότυπα δημιουργούνται από εδώ: https://admin.discoveroom.com/emails/templates

3. Αποστολή email: Η αποστολή των email γίνεται μέσα από την κάθε κράτηση. Από το μενού της κράτησης,  επιλέγουμε “Email” και μετά το πρότυπο που δημιουργήσαμε στο προηγούμενο βήμα. Το σύστημα εμφανίζει το κείμενο του email που θ’ αποσταλεί για τυχόν επιπλέον διορθώσεις. Μέσα στο κείμενο υπάρχει ο σύνδεσμος προς τη μοναδική διεύθυνση για τον συγκεκριμένο πελάτη.

4. Λήψη email  από τον πελάτη: Όταν ο πελάτης λάβει τη μήνυμα, πατάει το σύνδεσμο, πηγαίνει στη σχετική σελίδα και συμπληρώνει τα στοιχεία του. Με την επιτυχή αποθήκευσή τους, εμφανίζεται στο ημερολόγιο η ένδειξη ότι ένας ακόμα πελάτης έχει συμπληρώσει τα στοιχεία του (μέσα στην κόκκινη βούλα δίπλα στο εικονίδιο με το ανθρωπάκι). Η ένδειξη είναι ένας αριθμός. Όσο μεγαλύτερος ο αριθμός, σημαίνει ότι τόσο περισσότεροι έχουν συμπληρώσει τα στοιχεία τους. Πατώντας πάνω στο εικονίδιο μεταβαίνουμε στη λίστα των eRegistrations για τον έλεγχο.

 

5. Έλεγχος στοιχείων πελάτη: από τη λίστα των eRegistrations, πατώντας πάνω στο όνομα του πελάτη εμφανίζονται τα στοιχεία που έχει δώσει. Αν θεωρούμε ότι είναι σωστά συμπληρωμένα, τότε πατάμε Έγκριση κι η διαδικασία ολοκληρώνεται. Μετά την έγκριση, ο πελάτης δεν έχει δυνατότητα ν’ αλλάξει τα στοιχεία από τη φόρμα του eRegistration.

Τρία σημεία που χρήζουν προσοχής:

  1. Αν η κράτηση έχει έρθει από κανάλι, τότε το email του πελάτη θα είναι το προσωρινό email που δημιουργεί το κανάλι. Αυτό το email δεν είναι ασφαλές για την αλληλογραφία για το eRegistration γιατί ο σύνδεσμος μες το email  θα κοπεί, πιθανότατα από το κανάλι. Σ’ αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να επικοινωνήσουμε τηλεφωνικά με τον πελάτη για να μάθουμε το πραγματικό του email.
  2. Αν ο πελάτης δεν συμπληρώσει τα στοιχεία του, δεν θα εμφανιστεί ποτέ εγγραφή στα eRegistrations κι η διαδικασία πρέπει να γίνει με τον παραδοσιακό τρόπο.
  3. Η διαδικασία του eRegistration  ΔΕΝ ισοδυναμεί με τη συλλογή στοιχείων όλων των επισκεπτών για σκοπούς παρακολούθησης του Covid-19. Υπάρχουν διάφορα τεχνικά και νομικά κολλήματα για κάτι τέτοιο. Η διαδικασία υποκαθιστά μόνο το παραδοσιακό registration στη ρεσεψιόν. Για συλλογή των στοιχείων των λοιπών επισκεπτών, η απλούστερη κι ασφαλέστερη διαδικασία είναι να τοποθετούνται οι σχετικές φόρμες στα δωμάτια και να παραδίδονται με το τσεκ-αουτ.
Προϊόντα

Τσεκιν με eRegistration

Σαν απάντηση στις προκλήσεις της κρίσης του  COVID-19 αλλά κι επειδή έτσι βλέπουμε να διαμορφώνονται τα πράγματα στο εγγύς μέλλον, προσθέσαμε μια νέα λειτουργία: eRegistation για τους φιλοξενούμενους σας.

Με το  eRegistration, ελαχιστοποιείται η φυσική επαφή και, συνεπώς, αυξάνεται η ασφάλεια τόσο για σας όσο και για τον πελάτη σας.

Επιπλέον, μέρος της εργασίας που διενεργείτο από το προσωπικό του καταλύματος, τώρα διενεργείται από τους ίδιους τους επισκέπτες.

Πως δουλεύει

Για να μπει το eRegistration σ’ εφαρμογή, πρέπει ν’ ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Δημιουργήστε ένα  πρότυπο email  με τη νέα ετικέτα #LinkToRegistration#. Η ετικέτα αυτή θα δημιουργήσει ένα μοναδικό σύνδεσμο για τον επισκέπτη, που οδηγεί σε μια φόρμα απ΄ όπου μπορεί να ενημερώσει τα στοιχεία του. Επιπλέον, στην ίδια φόρμα, μπορεί να δώσει τη συναίνεση του για λήψη προσφορών ή newsletter από το κατάλυμα.

 

2. Μέσα από την κράτηση, στείλτε email στον πελάτη χρησιμοποιόντας το πρότυπο που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα.

 

3. Ο πελάτης ανοίγει το μήνυμα, ακολουθεί τον μοναδικό σύνδεσμο κι επισκέπτεται τη φόρμα όπου μπορεί να ενημερώσει τα στοιχεία του. Μπορεί να το κάνει όσες φορές επιθυμεί μέχρι την ημερομηνία του τσεκίν και με την προϋπόθεση ότι η εγγραφή δεν έχει ακόμα εγκριθεί από το κατάλυμα (δείτε παρακάτω).

Βεβαιωθείτε ότι έχετε  ανεβάσει μια εικόνα με το λογότυπο σας στο Discoveroom, διαφορετικά ο πελάτης θα δει το λογότυπο του discoveroom στη φόρμα εγγραφής.

 

4. Το προσωπικό του καταλύματος βλέπει τα στοιχεία εγγραφής κι αν όλα είναι σωστά, μπορεί να εγκρίνει την εγγραφή.

Πατώντας πάνω στο όνομα του πελάτη εμφανίζονται τα στοιχεία του πελάτη.

Αν είναι σωστά, πατώντας στο σχετικό κουτάκι, εγκρίνεται η εγγραφή

Η ενέργεια δεν είναι ισοδύναμη με το τσεκίν, καθώς η ενημέρωση των στοιχείων είναι μόνο μέρος του τσεκίν. Επιπλέον, το πραγματικό τσεκίν μπορεί να είναι προγραμματισμένο για μεταγενέστερη ημερομηνία.

Αν θέλετε ν’ αλλάξετε κάτι, η να ολοκληρώστε το τσεκίν του πελάτη, υπάρχει πρόσβαση στην κράτηση απευθείας από τη λίστα των  eRegistrations και δεν χρειάζεται να πάτε στο ημερολόγιο.

 

5. Όταν ένα eRegistration εγκριθεί, η φόρμα εγγραφής παύει να εμφανίζεται στον πελάτη.

Επιπλέον, αν ο πελάτης δεν διενεργήσει eRegistration, αλλά ακολουθήσει την παραδοσιακή διαδικασία, επίσης μετά το τσεκίν, η φόρμα παύει να εμφανίζεται.

Τέλος, υπάρχει πλέον στο ημερολόγιο μια οπτική σήμανση για τις κρατήσεις που εκκρεμεί έγκριση eRegistration. Αν η λειτουργία eRegistration δεν ενεργοποιηθεί (στέλνοντας email στον πελάτη με το σχετικό σύνδεσμο), ή αν δεν υπάρχουν εκκρεμή eRegistrations,  η σήμανση δεν θα περιλαμβάνει αριθμό. Αλλιώς θα δείχνει τον αριθμό όλων των εκκρεμών eRegistrations.

 

 

H ανάπτυξη του eRegistration έγινε με διαδικασία επείγοντος. Σκοπεύουμε να βελτιώσουμε τη λειτουργία με βάση κάποιες επιπλέον ιδέες που ήδη έχουμε, αλλά και με βάση τη δική σας συνδρομή. Νομίζουμε, παρόλαυτα, ότι κι ως έχει, θα βρείτε το eRegistrations πολύ χρήσιμολ.

Προϊόντα

No Show, τεμαχισμός κρατήσεων, εξαγωγή τιμολογίων σε excel κι άλλες βελτιώσεις

Καλή χρονιά σε όλους. Θέλουμε ν’ ανοίξουμε τη νέα χρονιά κάνοντας διαθέσιμες διάφορες αλλαγές και βελτιώσεις που ήταν στη λίστα των επιθυμητών για αρκετό καιρό.

No Show

Έχουμε προσθέσει τη δυνατότητα να χαρακτηρίζεται μια κράτηση σαν No Show. Η λειτουργία έχει εφαρμογή τόσο σε κρατήσεις που έχουν ληφθεί από εξωτερικές πηγές (κανάλια, μηχανή κρατήσεων) όσο και σε εισαγόμενες από το χρήστη.

Ο σκοπός του χαρακτηρισμού δεν είναι μόνο να ελευθερώσει το ημερολόγιο και να ενημερώσει τη διαθεσιμότητα, αλλά επίσης για να χαρακτηρίσει κι αποθηκεύσει τις κρατήσεις αναλόγως, ώστε η πληροφορία αυτή να χρησιμοποιηθεί σε αναφορές και στατιστικά.

 

No Show in Reservation Menu

Περιορισμοί:

  • Η ημερομηνία διενέργειας δεν πρέπει να είναι πριν το τσεκίν και η κατάσταση της κράτησης πρέπει να είναι “Ενεργή” (πράσινο χρώμα).
  • Η ενέργεια πρέπει να γίνει στους Channel Managers χωριστά, καθώς δεν υποστηρίζεται η αυτόματη ενημέρωση τους από τρίτα συστήματα.

 

Τεμαχισμός κρατήσεων

Η ανάγκη φιλοξενίας επισκεπτών σε περισσότερα από ένα δωμάτια, κατά τη διάρκεια της παραμονής τους, είναι ένα κοινό πρόβλημα που μπορεί ν’ ανακύψει είτε από λόγους διαθεσιμότητας των δωματίων, είτε από επιθυμίες ή παράπονα του πελάτη. Μέχρι στιγμής δεν παρείχαμε μηχανισμό που να επιτρέπει τον τεμαχισμό κράτησης σε περισσότερα του ενός τμήματα.Η παρούσα βελτίωση έρχεται να διορθώσει την κατάσταση.

Πλέον, μπορείτε να τεμαχίσετε την κράτηση σε τόσα τμήματα όσος κι ο αριθμός των διανυκτερεύσεων της. Μπορείτε να διαχειριστείτε το κάθε τμήμα χωριστά (π.χ. να διενεργήσετε μια αλλαγή δωματίου) και μπορείτε να τιμολογήσετε τον πελάτη είτε για κάθε τμήμα χωριστά, είτε για το σύνολο της κράτησης.

Ο τεμαχισμός των κρατήσεων είναι κάτι που έχει περίεργες συνέπειες, ειδικά αν αφορά κρατήσεις από κανάλια. Γιατί;  Διότι αν η κράτηση λάβει ενημέρωση από το κανάλι, τότε το σύστημα δεν μπορεί να προσδιορίσει πως να την τεμαχίσει από μόνο του. Γι αυτό θ’ ακυρώσει την κράτηση και θα προσπαθήσει να την επανεισάγει αυτούσια, χωρίς τεμαχισμό.

Προς αποφυγήν τέτοιων “δυσάρεστων” καταστάσεων, μην διενεργείτε τεμαχισμό κρατήσεων πολλές μέρες πριν την άφιξη του επισκέπτη για να μην υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ενημέρωσης τους από το κανάλι.

Κρατήσεις που εισάγωνται από το χρήστη, δεν διατρέχουν τέτοιο κίνδυνο.

Για να διενεργήσετε τεμαχισμό, πρέπει πρώτα να θέσετε το ημερολόγιο σε Λειτουργία Τεμαχισμού.  Ένα νέο εικονίδιο (ψαλίδι) στο άνω δεξιά του ημερολογίου, μεταβάλλει την κατάσταση της Λειτουργίας Τεχαχισμού σε ενεργή ή όχι.

Calendar tools

Όταν βρίσκεστε σε Λειτουργία τεμαχισμού,  κάθε φορά που βρίσκεστε πάνω από μια μέρα κράτησης που επιδέχεται τεμαχισμό, τότε ο δρομέας αλλάζει σε εικόνα ψαλιδιού. Οι ημερομηνίες τσεκιν και τσεκουτ δεν είναι κατάλληλες για τεμαχισμό.

Calendar Split Mode

Μετά τον τεμαχισμό, στο ημερολόγιο εμφανίζονται δύο κρατήσεις: μια με τον παλιό κωδικό κράτησης και μια με τον ίδιο αριθμό συν την κατάληξη  “-1”. Αν ο τεμαχισμός συνεχιστεί και στα επιμέρους  τμήματα, τότε η κατάληξη αυξάνεται αναλόγως: “-2”, “-3” κλπ.

Reservation part

Το ποσό του κάθε τμήματος υπολογίζεται αναλογικά προς το λόγο των διανυκτερεύσεων του τμήματος προς το σύνολο των διανυκτερεύσεων.Το ίδιο ισχύει και για τις προκαταβολές. Αυτό θ’ αλλάξει στο μέλλον κι αντί για κατ’ αναλογίαν, θα εμφανίζεται το πόσο που προκύπτει από το σύνολο των συγκεκριμένων τιμών των διανυκτερεύσεων. Προφανώς, μπορείτε ν’ αλλάξετε τα ποσά σ’ οτιδήποτε επιθυμείτε.

Αν υπάρχουν Εξτρα υπηρεσίες στην αρχική κράτηση, παραμένουν όλες κάτω από το πρώτο χρονικά τμήμα.  Αλλά μπορείτε να προσθέσετε νέες έξτρα υπηρεσίες για κάθε νέο τμήμα.

Κατά την τιμολόγηση, το συστήμα σας ζητά να επιλέξετε μεταξύ επιμέρους ή συνολικής τιμολόγησης. Αν επιλέξετε συνολική τιμολόγηση, όλα τα τμήματα εμφανίζονται ξεχωριστά αλλά σ΄ ένα παραστατικό. Αν επιλέξετε επιμέρους τιμολόγηση, τότε πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε τμήμα.

Bill single or all parts?

Δεν υπάρχει δυνατότητα αναίρεσης του τεμαχισμού. Αν πρόκειται για κράτηση που έχει εισαχθεί από τον χρήστη, τότε μπορείτε να την ακυρώσετε (ακυρώνοντας οποιοδήποτε τμήμα, ακυρώνονται όλα). Αν πρόκειται από κανάλι, τότε πρέπει, μέσα από τον channel manager, να εξαναγκάσετε να σταλεί ενημέρωση προς το Discoveroom, η οποία και θ’ ακυρώσει τα υπάρχοντα τμήματα και θα εισαγάγει την αρχική κράτηση εκ νέου.

Η λειτουργία τεμαχισμού πάει βαθειά στην καρδιά του συστήματος μας. Γι αυτό αναμένουμε ότι θα υπάρξουν πολλές βελτιώσεις της εφαρμογής της, βασισμένες στις προτάσεις σας.

Βελτιώσεις του Ημερολογίου

Έχουμε βελτιώσει το παραθυράκι με τη σύνοψη της κράτησης, που εμφανίζεται όταν περνάμε το δρομέα πάνω από την κράτηση, έτσι ώστε να είναι πιο αναγνώσιμο και οπτικά ευχάριστο, και έχουμε προσθέσει συμβουλές εργαλείου (tooltip)  για τα εικονίδια του ημερολογίου (άνω δεξιά) σε όλες τις υποστηριζόμενες γλώσσες.

New Reservation Tooltip

Επιπλέον, όταν διενεργείται ανανέωση του ημερολογίου, ενώ είναι σε λειτουργία το φίλτρο δωματίων,  μετά την ανανέωση το ημερολόγιο παραμένει στο φίλτρο. Η ανανέωση δεν το επαναφέρει στην αρχική κατάσταση. Η επαναφορά γίνεται πλέον με ενέργεια του χρήστη.

 

Καταστάσεις παραστατικών

Σας δίνουμε πλέον τη δυνατότητα να μεταπέσετε στην κατάσταση του πρόχειρο από ένα εκδοθέν/εξοφλημένο παραστατικό.  Παρότι κάτι τέτοιο μέχρι τώρα το θεωρούσαμε αμφιλεγόμενο, παρατηρήσαμε ότι συμβαίνουν συχνά λάθη που καθιστούν αυτή τη δυνατότητα αναγκαία.

Reverting to draft

Η μετάπτωση σε πρόχειρο, διατηρεί την αρίθμηση του παραστατικού. Εν τούτοις, αν το διαγράψετε,  κι ο αριθμός του ΔΕΝ είναι ο τελευταίος της σειράς του παραστατικού, τότε θα χαθεί. Η επανέκδοση θα δημιουργήσει νέο αριθμό που θα είναι ίδιος με τον παλιό μόνο αν το διαγραφέν παραστατικό ήταν το τελευταίο της σειράς του. Σε αντίθετη περίπτωση θα δημιουργηθεί ένα κενό στην αρίθμηση.

 

Εξαγωγή λίστας παραστατικών σε Excel

Αντικαταστήσαμε το εικονίδιο του εκτυπωτή που χρησίμευε σαν κουμπί για να τυπωθεί λίστα παραστατικών. Στη θέση του υπάρχει τώρα ένα κουμπί με το σήμα του Excel και το λεκτικό “Εξαγωγή”. Πλέον μπορείτε να εξάγετε την ίδια λίστα σε excel αντί για pdf.

Export to Excel

O Excel προσιδιάζει περισσότερο σε λίστες δεδομένων, καθώς επιτρέπει την κατά βούληση επεξεργασία: αλλαγή ταξινόμησης στηλών, διάταξη, διαγραφή  ή προσθήκη γραμμών κλπ

 

Εφαρμογές για κινητό

Οι εφαρμογές για κινητό έχουν ενημερωθεί για να υποστηρίξουν τη λειτουργία του No Show αλλά όχι και για τον τεμαχισμό των κρατήσεων. Το τελευταίο είναι πολύ σύνθετο και μέχρι να λάβουμε επαρκή πληροφόρηση και προτάσεις από τους χρήστες, δεν κρίθηκε άξιο υλοποίησης.

Προϊόντα

Βελτιώσεις για τις κρατήσεις

Προσθέσαμε τέσσερα νέα πεδία στις κρατήσεις:

  • Breakfast (πρωινό): Όταν τίθεται, σημαίνει ότι η κράτηση περιλαμβάνει πρωινό.
  • Non Refundable (μη επιστρέψιμη):Όταν τίθεται, σημαίνει ότι η κράτηση έχει τιμή μη επιστρέψιμη.
  • Pegged (ακινητοποιημένη): Όταν τίθεται, εμποδίζει να γίνει αλλαγή δωματίου.
  • ETA (Εκτιμούμενη ώρα άφιξης): για να προστίθεται στην κράτηση η αναμενόμενη ώρα άφιξης του πελάτη.

Τα πρώτα τρία πεδία έχουν τη μορφή μικρών διακοπτώ on/off, ενώ το τέταρτο είναι σε μορφή drop down με όλα τα ημίωρα ενός 24ώρου. Αυτό δεν σας περιορίζει να εισάγετε κάτι πιο συγκεκριμένο, αν το επιθυμείτε. Π.χ.  11:10. Το σύστημα θα δεχτεί την εισαγωγή σας.

Κάποιοι μπορεί ν’ αναρωτηθούν γιατί χρειαζόμαστε πεδία για το πρωινό και τη μη επιστρέψιμη τιμή αφού αυτή η πληροφορία υπάρχει ήδη σταπλάνα τιμών των καναλιών.

Η απάντηση δεν είναι απλή: Η πληροφορία για το πλάνο τιμών μιας κράτησης, όπως έρχεται από τον Διαχειριστή Καναλιών, μπορεί να βρίσκεται στα σχόλια και το σύστημα να μην μπορεί να την αναγνωρίσει. Ή μπορεί να μην υπάρχει καθόλου.

Όταν η πληροφορία είναι παρούσα στο μήνυμα του Διαχειριστή Καναλιών με δομημένο τρόπο, τα δύο πεδία θα ενημερωθούν αυτόματα.

Το πεδίο για το πρωινό χρησιμοποιείται και για να παραχθεί αναφορά πρωινού για λόγους προγραμματισμού ή ελέγχου. Που σημαίνει ότι για να είναι σωστή η αναφορά, η πληροφορία αυτή στις κρατήσεις πρέπει να είναι συγκεκριμένη και ελεγμένη.

Πρωινό που προστίθεται στις κρατήσεις με τη μορφή εξτρα, δε είναι δυνατόν ν’ αναγνωριστεί αυτόματα από το σύστημα, καθώς η περιγραφή του μπορεί να είναι οτιδήποτε επιθυμεί ο χρήστης  πράγμα που εμποδίζει την αυτόματη αναγνώριση. Αυτό σημαίνει ότι αν προσθέσετε πρωινό με τη μορφή έξτρα σε μια κράτηση, για να βγει σωστή η αναφορά, πρέπει επίσης ν’ αλλάξετε και το διακόπτη του πρωινού σε ON.

Το πεδίο “Pegged” είναι για λόγους διευκόλυνσης και συνεργασίας. Τα περισσότερα ξενοδοχεία έχουν παλιούς πελάτες που γνωρίζουν τα δωμάτια και ζητούν να μείνουν σε κάποιο συγκεκριμένο. Αυτό το πεδίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διασφαλίσει ότι ο πελάτης πήρε το δωμάτιο που επιθυμεί και κανείς δεν θα τον αλλάξει, καθώς το σύστημα δεν θα το επιτρέπει πλέον.

Το πεδίο ETA χρησιμοποιείται μαζί με τις σημειώσεις τις κράτησης για να παραχθεί αναφορά αφίξεων για μια συγκεκριμένη μέρα.

Τα παραπάνω πεδία είναι ορατά κι από το tooltip των κρατήσεων στο ημερολόγιο.

Επεξεργασία κρατήσεων καναλιών

Έχουμε επίσης κάνει μια αλλαγή που πολλοί είχαν ζητήσει: Επιτρέπουμε πλέον να γίνεται επεξεργασία στις ημερομηνίες κράτησης καναλιού, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να επεκτείνετε ή να κόψετε μια τέτοια κράτηση κατά βούληση (όσο είναι σε μορφή Ενεργή/Πράσινη). Μια τέτοια αλλαγή έχει ρίσκο όμως: αν, για κάποιο λόγο, η κράτηση αλλαχθεί από το κανάλι, όλες οι μεταβολές που έχετε κάνει, θα χαθούν.  Καθώς όμως τέτοιες αλλαγές γίνονται κατά ή μετά την άφιξη, ο κίνδυνος είναι μικρός.

Χρήση πρωινού στην τιμολόγηση.

Έχουμε προσθέσει το πρωινό σαν προρυθμισμένο προϊόν. Αν επιθυμείτε να επιμερίζετε την αξία της κράτησης σε διαμονή και πρωινό επί τη βάση ποσοστού, πρέπει να ορίσετε το ποσοστό για το συγκεκριμένο προϊόν και να του αναθέσετε το σχετικό ΦΠΑ. Όταν το σύστημα ανιχνεύει τέτοια ρύθμιση, τότε κατανέμει αυτόματα την αξία του πρωινού σε ξεχωριστή γραμμή κατά την τιμολόγηση.

 

 

Προϊόντα

Αλλαγές λειτουργικότητας για την web εφαρμογή

Έχουμε δημοσιεύσει μια νέα έκδοση της web εφαρμογής που φέρνει πολλές  αλλαγές  και νέα λειτουργικότητα.

  • Αλλαγές διεπαφής

    • Πτυσσόμενο κυρίως μενού: Το κυρίως μενού, με τις συνεχείς προσθήκες νέων στοιχείων στην πορεία του χρόνου, είχε μεγεθυνθεί σημαντικά. Η μετατροπή του σε πτυσσόμενο μενού επιτρέπει να κρατάτε κλειστές τις ενότητες που χρησιμοποιούνται σπάνια και ανοιχτές αυτές που χρησιμοποιούνται καθημερινά.

    • Επισήμανση του ενεργού στοιχείου του μενού: έχουμε απλοποιήσει την επισήμανση κρατώντας ένα μόνο χρώμα (όπως στην εικόνα) γι αποφυγή σύγχυσης.

  • Βελτιώσεις χρηστικότητας

    • Γρήγορη αλλαγή κατάστασης παραστατικών: η κατάσταση των παραστατικών αλλάζει άμεσα με την επιλογή της νέας κατάστασης από το αναπτυσσόμενο πεδίο.   Επίσης, ο αριθμός των διαθέσιμων καταστάσεων έχει μειωθεί. Αφαιρέσαμε τις καταστάσεις “Μερικώς εξοφλημένο” και “Καθυστερημένο”. Επιπλέον, τώρα επιτρέπεται ν’ ακυρώσετε ένα παραστατικό με κατάσταση “Εξοφλημένο”.
    • Φιλτράρισμα παραστατικών ανά οργανισμό: Μπορείτε πλέον αν φιλτράρετε τα παραστατικά με βάση το όνομα του επισκέπτη και το όνομα του οργανισμού στον οποίο ανήκει, με οποιοδήποτε συνδυασμό.
    • Εμφάνιση δωματίων στη μηχανή κρατήσεων WebBookings: έχουμε εισαγάγει ένα νέο πεδίο στις φόρμες των τύπων δωματίων, που κάνει τον τύπο δωματίου εμφανίσιμο ή μη στη μηχανή κρατήσεων WebBooking και στην ιστοσελίδα που παράγεται από τον Wbuilder.
    • Editable reply-to for emails: Μπορείτε να επεξεργαστείτε και ν’ αλλάξετε τη διεύθυνση στην οποία θ’ απαντήσουν οι αποδέκτες των μηνυμάτων σας. Πριν λαμβανόταν αυτόματα από τα στοιχεία του καταλύματος.
    • Editable recipient field for emails: Μπορείτε πλέον ν’ αλλάξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποδέκτη του email κατά την επεξεργασία του μηνύματος. Πριν λαμβανόταν αυτόματα από τα στοιχεία του επισκέπτη.

  • Νέα Λειτουργικότητα

    • Έγγραφα: Έχουμε προσθέσει μια νέα λειτουργία για τη δημιουργία εγγράφων (σε pdf) που παίρνουν μοναδική αρίθμηση και που βασίζονται σε στοιχεία μιας κράτησης (όπως Προσφορές, Προτιμολόγια, Vouchers και φόρμες Εγγραφής). Σαν λειτουργία μοιάζει πολύ με τα παραστατικά αλλά απλούστερη.
    • Ετικέτες ηλ. ταχυδρο. για συνδέσμους προς παραστατικά και έγγραφα: Έχουμε εισαγάγει μια νέα ετικέτα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στα πρότυπα εγγράφων ή παραστατικών και που δημιουργεί σύνδεσμο προς το έγγραφο/παραστατικό για να το κατεβάσει ο αποδέκτης σε μορφή pdf. 
    • Έκδοση φόρου διαμονής:  Για να απλοποιηθεί η διαδικασία έκδοσης του φόρου διαμονής, μπορούν πλέον οι τύποι παραστατικών να χαρακτηριστούν και σαν “Φόροι”. Σ’ αυτή την περίπτωση, από το νέο μενού της φόρμας κράτησης μπορεί να γίνει έκδοση του φόρου με μια κίνηση.

  • Σφάλματα

    • Προσωρινή απενεργοποίηση του Drag ‘n Drop: Το Drag ‘n Drop είχε πολλά προβλήματα και επιπλέον έκανε πιο αργή τη λειτουργία του ημερολογίου. Μέχρι να βρεθεί μια λύση σ’ αυτά τα θέματα η λειτουργία θα παραμείνει ανενεργή.
    • Ώρα  στο ιστορικό κράτησης: Το ιστορικό κράτησης εμφάνιζε την ώρα σε μορφή UTC. Τώρα πλέον την εμφανίζει σε τοπική ώρα.
Προϊόντα

Νέα λειτουργία: αποστολή email σε πελάτες

Η πρώτη νέα λειτουργία που ανακοινώνουμε για το 2019!

Έχουμε βελτιώσει την αποστολή email προς τους πελάτες σας με μια λύση που επιτρέπει προσαργογές κι εξατομίκευση στις ανάγκες του κάθε καταλύματος.

Μπορείτε πλέον να ορίζετε πρότυπα μηνυμάτων ηλ. ταχυδρομείου που ενσωματώνουν της πληροφορίες  μιας κράτησης με χρήση ειδικών ετικετών. Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά πρότυπα ανά γλώσσα ή να συνδιάσετε πολλές γλώσσες σε ένα. Μ’ αυτό τον τρόπο μπορείτε να ορίσετε πρότυπα για προσφορές, voucher,  email καλωσορίσματος με πληροφορίες προς τους επισκέπτες σας κτλ

 

Λίστα προτύπων ηλ. ταχυδρομείου

 

Δημιουργία προτύπου μηνύματος ηλ. ταχυδρομείου

 

Τα ανωτέρω πρότυπα γίνονται διαθέσιμα προς χρήση όταν επιθυμείτε να στείλετε ένα μήνυμα προς κάποιο πελάτη.  Στο μενού της κράτησης έχει προστεθεί μια νέα επιλογή που σας επιτρέπει να στείλετε κάποιο μήνυμα σχετικό με την εν λόγω κράτηση.

Αποστολή Email

 

 

Επιλογή προτύπου 

 

Κατά  την αποστολή μπορείτε να επεξεργαστείτε περαιτέρω το μήνυμα, αν το επιθυμείτε, ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κείμενο που δημιουργείτε αυτόματα από το πρότυπο.

 

Δημιουργία  email

 

Το μήνυμα μπορείτε να το στείλετε άμεσα ή να το αποθηκεύσετε για να το στείλετε αργότερα.

Όλα τα μηνύματα αρχειοθετούνται για να  μπορείτε να τα αναζητήσετε αργότερα ή να τα διαγράψετε.

 

Email list

 

Τα μηνύματα στέλνονται από τους διακομιστές και τη διεύθυνση του Discoveroom. Σε εύθετο χρόνο θα επιτρέψουμε την αποστολή από τους δικούς σας διακομιστές. Ο λόγος που δεν το κάνουμε εξ αρχής είναι γιατί απαιτεί μια αρκετά τεχνική αλλαγή στη ρύθμιση του ονόματος τομέα του ιστοτόπου σας που, βάσει της εμπειρίας μας, είναι απαγορευτική για τους απλούς χρήστες.

Η νέα λειτουργία είναι διαθέσιμη μέσω της web εφαρμογής και σε όλα τα συνδρομητικά πλάνα.