Πως να θέσετε το eRegistrations σε λειτουργία (βήματα)

Επειδή μας ρωτάτε συνέχεια για το ποιά είναι τα βήματα για να θέσετε σε λειτουργία τα eRegistrations, φτιάξαμε μια συνοπτική λίστα των βημάτων που πρέπει ν’ ακολουθηθούν και με τη σωστή σειρά.

1. Ρυθμίσεις Email: επειδή οι σύνδεσμοι προς τη σελίδα για eRegistration αποστέλονται με email, το πρώτο βήμα είναι να ρυθμιστεί σωστά η αποστολή email. Μέχρι τώρα μπορούσατε να στέλνετε email από το email του discoveroom. Με τις τελευταίες αλλαγές μπορείτε να στέλνεται από το δικό σας email (αυτό που έχει το domain του καταλύματος). Οπότε η πρώτη ενέργεια είναι να κάνετε τη ρύθμιση για να στέλνετε από το δικό σας email. Από εδώ https://admin.discoveroom.com/misc/index . Για τη σχετική ρύθμιση, χρειάζεστε τη βοήθεια τεχνικού, ή της εταιρείας από την οποία αγοράσατε το domain του καταλύματος.

2. Δημιουργία προτύπου: τα πρότυπα καθορίζουν το κείμενο που θα περιέχει ένα email και αποτελούνται από ένα συνδιασμό ελεύθερου κειμένου και ειδικών ετικετών που χρησιμοποιούνται για να φέρνουν την αντίστοιχη πληροφορία από το σύστημα. Η ετικέτα που χρειάζεστε για να δημιουργήσει το σύνδεσμο προς τη σελίδα των eRegistrations είναι η #LinkToRegistration#. Τα πρότυπα δημιουργούνται από εδώ: https://admin.discoveroom.com/emails/templates

3. Αποστολή email: Η αποστολή των email γίνεται μέσα από την κάθε κράτηση. Από το μενού της κράτησης,  επιλέγουμε “Email” και μετά το πρότυπο που δημιουργήσαμε στο προηγούμενο βήμα. Το σύστημα εμφανίζει το κείμενο του email που θ’ αποσταλεί για τυχόν επιπλέον διορθώσεις. Μέσα στο κείμενο υπάρχει ο σύνδεσμος προς τη μοναδική διεύθυνση για τον συγκεκριμένο πελάτη.

4. Λήψη email  από τον πελάτη: Όταν ο πελάτης λάβει τη μήνυμα, πατάει το σύνδεσμο, πηγαίνει στη σχετική σελίδα και συμπληρώνει τα στοιχεία του. Με την επιτυχή αποθήκευσή τους, εμφανίζεται στο ημερολόγιο η ένδειξη ότι ένας ακόμα πελάτης έχει συμπληρώσει τα στοιχεία του (μέσα στην κόκκινη βούλα δίπλα στο εικονίδιο με το ανθρωπάκι). Η ένδειξη είναι ένας αριθμός. Όσο μεγαλύτερος ο αριθμός, σημαίνει ότι τόσο περισσότεροι έχουν συμπληρώσει τα στοιχεία τους. Πατώντας πάνω στο εικονίδιο μεταβαίνουμε στη λίστα των eRegistrations για τον έλεγχο.

5. Έλεγχος στοιχείων πελάτη: από τη λίστα των eRegistrations, πατώντας πάνω στο όνομα του πελάτη εμφανίζονται τα στοιχεία που έχει δώσει. Αν θεωρούμε ότι είναι σωστά συμπληρωμένα, τότε πατάμε Έγκριση κι η διαδικασία ολοκληρώνεται. Μετά την έγκριση, ο πελάτης δεν έχει δυνατότητα ν’ αλλάξει τα στοιχεία από τη φόρμα του eRegistration.

Τρία σημεία που χρήζουν προσοχής:

1. Αν η κράτηση έχει έρθει από κανάλι, τότε το email του πελάτη θα είναι το προσωρινό email που δημιουργεί το κανάλι. Αυτό το email δεν είναι ασφαλές για την αλληλογραφία για το eRegistration γιατί ο σύνδεσμος μες το email  θα κοπεί, πιθανότατα από το κανάλι. Σ’ αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να επικοινωνήσουμε τηλεφωνικά με τον πελάτη για να μάθουμε το πραγματικό του email.
2. Αν ο πελάτης δεν συμπληρώσει τα στοιχεία του, δεν θα εμφανιστεί ποτέ εγγραφή στα eRegistrations κι η διαδικασία πρέπει να γίνει με τον παραδοσιακό τρόπο.
3. Η διαδικασία του eRegistration  ΔΕΝ ισοδυναμεί με τη συλλογή στοιχείων όλων των επισκεπτών για σκοπούς παρακολούθησης του Covid-19. Υπάρχουν διάφορα τεχνικά και νομικά κολλήματα για κάτι τέτοιο. Η διαδικασία υποκαθιστά μόνο το παραδοσιακό registration στη ρεσεψιόν. Για συλλογή των στοιχείων των λοιπών επισκεπτών, η απλούστερη κι ασφαλέστερη διαδικασία είναι να τοποθετούνται οι σχετικές φόρμες στα δωμάτια και να παραδίδονται με το τσεκ-αουτ.