Στα τρία χρόνια που η υπηρεσία μας είναι ενεργή μας έχετε επανειλλημένα ζητήσει να συμπεριλάβουμε λειτουργικότητα για τιμολόγηση των επισκεπτών. Είμαι στην ευτυχή θέση πλέον ν’ ανακοινώσω ότι η τιμολόγηση συμπεριλαμβάνεται από σήμερα στις λειτουργίες της εφαρμογής.
Η προσθήκη της Τιμολόγησης δεν ήταν εύκολη και δεν αναφέρομαι στην τεχνική πλευρά του εγχειρήματος. Οι κανόνες της τιμολόγησης αλλάζουν ανάλογα με τη χώρα στην οποία λειτουργεί ένα κατάλυμα. Κάποιοι απ’ αυτούς τους κανόνες είναι απλά συνήθης πρακτική, ενώ άλλοι υπαγορεύονται από τους νόμους της χώρας. Για αυτό το λόγο δεν θεωρούμε τη νέα λειτουργικότητα ως ολοκληρωμένα αλλά σαν beta (τεχνικός όρος, που σημαίνει ότι είναι σε δοκιμαστική φάση). Και μάλλον θα μείνει beta γι αρκετό χρόνο, μέχρι να αισθανθούμε σίγουροι ότι έχουμε καλύψει τις κύριες απαιτήσεις σε παγκόσμια κλίμακα.
Γι αυτό το λόγο, εισάγουμε την τιμολόγηση (Billing) μόνο στα Αγγλικά αρχικά, και δωρεάν για όλους για ένα μήνα, έτσι ώστε να μπορέσετε να την δοκιμάσετε και να μας πείτε τις εντυπώσεις και σας αλλά και τις ανάγκες που νομίζετε ότι δεν καλύψαμε. Στο διάστημα αυτό θα συλλέγουμε και καταγράφουμε τις απαιτήσεις, θα τους βάλουμε προτεραιότητες ενώ συγχρόνως θα κάνουμε και τη μετάφραση στις άλλες γλώσσες που υποστηρίζουμε.
Το υπόλοιπο του άρθρου είναι μια εισαγωγή στη λειτουργία και τη χρήση της τιμολόγησης.
1. Αρχική ρύθμιση
Για να ξεκινήσετε να κόβετε τιμολόγια κι αποδείξεις πρέπει πρώτα να εισάγετε τον οργανισμό που θα εμφανίζεται πάνω στα παραστατικά σαν η οντότητα που τιμολογεί. Πρόκειται για μια εφάπαξ ρύθμιση (από το μενού Billing Settings). Θα χρειαστεί να κάνετε αλλαγή μόνο αν αλλάξουν τα στοιχεία σας, π.χ. η διεύθυνση. Οι χώρες της Ευρωπαϊκής ένωσης πρέπει να προσθέσουν τον κωδικό ΦΠΑ εδώ, που για την Ελλάδα είναι ο ίδιος με το ΑΦΜ μαζί με το πρόθεμα EL.
Η οθόνη της αρχικής ρύθμισης θα εμφανιστεί αν επιλέξετε έκδοση τιμολογίου μέσα από κράτηση, ή πάτε σε ένα από τα μενού που έχουν σχέση με την τιμολόγηση (εκτός των φόρων).
2. Τύποι παραστατικών
Κατόπιν θα χρειαστεί να αποφασίσετε τι παραστατικά έχετε ανάγκη να χρησιμοποιείτε και να τα ρυθμίσετε σχετικά (από το μενού Bill Types). Για παράδειγμα, Απόδειξη παροχής υπηρεσιών για όσους διαμένουν σαν ιδιώτες, ή τιμολόγιο για εταιρικούς πελάτες. Η φόρμα ορισμού παραστατικών (bill type) έχει ένα τσεκμποξ για να γίνεται διάκριση μεταξύ των δύο τύπων. Αν επιλέξετε το τσεκμποξ, τότε το προκύπτον τύπος θα είναι “Τιμολόγιο” και θα περιέχει μερικά έξτρα πεδία (όνομα εταιρείας, ΑΦΜ, ΔΟΥ, επάγγελμα).
Θα δείτε επίσης ένα πεδίο για πρότυπο (template) παραστατικού. Το πρότυπο είναι αυτό που λέει η λέξη, ένα πρότυπο πάνω στο οποίο θα βασιστεί η εμφάνιση των δημιουργούμενων παραστατιών. Για κάθε νέο τύπο παραστατικού προσθέτουμε αυτόματα ένα τέτοιο πρότυπο, αλλά θα χρειαστεί να το κατεβάσετε και να το επεξεργαστείτε(είναι ένα απλό Microsoft Word αρχείο) προσθέτοντας τουλάχιστον το λογότυπο σας, και, πιθανώς, κάποια λεκτικά της επιλογής σας. Όταν τελειώσετε πρέπει να το ξαναανεβάσετε στον τύπο παραστατικού για να αντικαταστήσει το προηγούμενο και να είναι η προεπιλογή εφεξής. Η αλλαγή του προτύπου δεν επηρεάζει παραστατικά που έχουν ήδη εκδοθεί. Μόνο αν επεξεραστείτε ένα παραστατικό θα πάρει το καινούργιο πρότυπο.
3. Ορισμός και συσχέτιση φόρων
Ο φόροι που βαρύνουν τις υπηρεσίες σας ποικίλουν ανά χώρα. Μπορεί να ορίσετε φόρο τύπου ΦΠΑ ή όποιο άλλο φόρο απαιτείται (πχ δημοτικό) από το μενού Taxes.
Όταν ορίσετε ένα νέο φόρο, αυτός γίνεται διαθέσιμος για χρήση είτε για τη βασική υπηρεσία (διανυκτέρευση), ή για οποιαδήποτε έξτρα υπηρεσία έχετε ορίσει. Για την υπηρεσία διανυκτέρευσης, όλοι οι φόροι γίνονται αυτόματα διαθέσιμοι για να επιλέξετε κατά την τιμολόγηση. Για τα έξτρα χρειάζεται να προκαθορίσετε τη συσχέτιση με τους φόρους προκαταβολικά από το μενού Assign Taxes.
4. Έκδοση αποδείξεων και τιμολογίων
Κανονικά, θα θέλετε να τιμολογήσετε τον πελάτη κατά την αποχώρηση. Έτσι στο μενού της κράτησης υπάρχει πλέον μια νέα επιλογή μενού, το “Invoice“. Επιλέγοντας το θα δημιουργήσει ένα πρόχειρο (draft) παραστατικό.
Σ’ αυτή τη φάση μπορείτε ν’ αλλάξετε τον τύπο παραστατικού στον επιθυμητό, να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες του πελάτη κτλ.
Οι γραμμές του τιμολογίου δημιουργούνται αυτόματα από τα περιεχόμενα της κράτησης με προκαθορισμένες περιγραφές. Μπορείτε ν’ αλλάξετε τις περιγραφές σ’ ότι επιθυμείτε.
Επιπλέον, σε κάθε γραμμή μπορείτε να επιλέξετε τους φόρους που ορίσατε στο βήμα 3. Η προσθήκη ή αφαίρεση φόρου, επανυπολογίζει το καθαρό ποσό και το ποσό των φόρων. Το σύνολο παραμένει αναλοίωτο κι ίσο με το ποσό της κράτησης.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σημειώσεις στο παραστατικό. Υπάρχουν δύο ειδών σημειώσεις, αυτές που είναι αποκλειστικά για δική σας χρήση κι αυτές που θέλετε να εμφανιστούν πάνω στο παραστατικό για να τις διαβάσει ο πελάτης.
5. Ο κύκλος ζωής της τιμολόγησης
Ένα νεοδημιούργητο παραστατιό είναι πάντα πρόχειρο (Draft). Αυτό σημαίνει ότι δεν έχει πάρει ακόμα αρίθμηση κι οτι μπορείτε να το επεξεργαστείτε. Αλλαγή της κατάστασης από Πρόχειρο (Draft) σε Εκδοθέν (Issued) δημιουργεί αρίθμηση και το παραστατικό θεωρείται ότι έχει εκδοθεί. Εκδοθέν, σημαίνει όχι πληρωμένο ακόμα. Εναλλακτικά, μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση του παραστατικού σε Επι μέρους πληρωμένο (Partial) ή Εξοφλημένο (Paid), αναλόγως των χρημάτων που έχετε λάβει τη στιγμή της έκδοσης. Καθώς δεν έχουμε προσθέσει ακόμα ξεχωριστό σύστημα πληρωμών, μπορείτε να καταχωρείτε τις πληρωμές στο πεδίο των σημειώσεων. Μελλοντικά, όταν το σύστημα πληρωμών προστεθεί, θα μπορείτε να καταχωτείτε τις πληρωμές πιο αυτόματα και πιο δομημένα.
Σ’ όλες τις καταστάσεις του κύκλου ζωής του παραστατικού, μπορείτε να κατεβάσετε το παραστατικό σε μορφή αρχείου pdf. Μπορείτε ν’ αποθηκεύσετε αυτά τα αρχεία, να τα στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους πελάτες σας ή απλά να τα τυπώσετε.
Στο παραστατικό πάνω τυπώνετε και μια ηλεκτρονική διεύθυνση απ’ όπου οι πελάτες μπορούν να κατεβάσουν το παραστατικό. Τα παραστατικά φυλάσσονται σ’ αυτή τη διεύθυνση για πέντε (5) έτη.
Αν εκδώσατε ένα παραστατικό και θέλετε να το ακυρώσετε αλλάξτε την κατάσταση του σε Ακυρωμένο (Void). Το ακυρωμένο παραστατικό εμφανίζεται στις λίστες και κρατάει τον αριθμό που του δόθηκε για λόγους ελέγχου.
Αν ένα παραστατικό είναι πρόχειρο (Draft), μπορείτε να το διαγράψετε τελείως αλλάζοντας την κατάσταση του σε Διαγραμμένο (Deleted). Αυτή η ενέργεια θα το αφαιρέσει από τη λίστα των παραστατικών και θα σας επιτρέψει να το ξαναδημιουργήσετε μέσα από το μενού της κράτησης.
6. Λίστες και φίλτρα
Όλα τα παραστατικά που δημιουργούνται είναι προσβάσιμα από το μενού Παραστατικά (Bills). Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα με βάση τις ακόλουθες επιλογές
- Τύπος
- Ημερομηνίες τσεκιν/τσεκαουτ
- Αριθμός αναφοράς κράτησης
- Όνομα επισκέπτη
- Ημερομηνία έκδοσης
- Αριθμός παραστατικού
- Κατάσταση
7. Πρότυπα
Τα πρότυπα παραστατικών είναι αρχεία Word με κάποιο ειδικό κώδικα μέσα τους για να εξάγουν την απαραίτητη πληροφορία που θα εμφανιστεί στο παραστατικό.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα πρότυπο αλλάζοντας τη θέση των πεδίων, τη γραμματο σειρά, μεταφράζοντας λεκτικά και προσθέτοντας εικόνες όπως π.χ. το λογότυπο σας.
Δύο πράγματα δεν πρέπει να πειράξετε γιατί το πρότυπο θα “σπάσει”:
- οτιδήποτε βλέπετε μέσα σε αγκύλες
- αν ένα πεδίο (αυτά μέσα στις αγκύλες) βρίσκεται μέσα σε πίνακα του Word κι έχει τη λέξη ‘collapse‘ μέσα του, πρέπει να παραμείνει σε πεδίο πίνακα.
Η λειτουργικότητα της τιμολόγησης είναι διαθέσιμη μόνο από τη web εφαρμογή κι όχι από τα κινητά.
Περιμένουμε τα σχόλια και τις προτάσεις σας. Κι όπως πάντα, μη διστάσετε να μας ρωτήσετε για οποιαδήποτε απορία.
Comments are closed