Η παρούσα ανάρτηση, εξηγεί πώς η Discoveroom συνδέεται με διάφορα κανάλια και τα πράγματα που πρέπει να προσέξει κανείς. Ας το πάρουμε καλύτερα από την αρχή.
Τι είναι ένα κανάλι;
Με απλά λόγια, ένα κανάλι είναι από όπου έρχονται οι κρατήσεις. Ένας ταξιδιωτικός πράκτορας είναι ένα κανάλι, το τηλέφωνό μας είναι ένα κανάλι, ένα site όπως το booking.com είναι ένα κανάλι, η ιστοσελίδα του ξενοδοχείου είναι ένα κανάλι. Για ευκολία, κάνουμε διάκριση μεταξύ διαδικτυακών καναλιών και καναλιών εκτός σύνδεσης.
Τα διαδικτυακά κανάλια είναι εκείνα όπου οι άνθρωποι κάνουν μια κράτηση, σε απευθείας σύνδεση. Πρόκειται για ιστότοπους ή εφαρμογές κινητών. Ο κοινός παρονομαστής τους είναι ότι βασίζονται σε εφαρμογές για παγκόσμιο ιστό ή κινητό. Έτσι, τα διαδικτυακά κανάλια είναι οι OTA’s (δηλαδή Online Travel Agents,όπως το Booking.com, Expedia, AirBnb κλπ) και οι περιφερειακοί και τοπικοί ΟΤΑ’s.
Τα κανάλια εκτός σύνδεσης είναι όλα αυτά που δεν βασίζονται στον ιστό / εφαρμογή. Το τηλέφωνο και τα ταξιδιωτικά πρακτορεία είναι τα πιο κοινά.
Τι είναι ένας Διαχειριστής Καναλιών;
Συνηθίζεται ένα κατάλυμα να διαφημίζει τα δωμάτια και τη διαθεσιμότητά του σε περισσότερους από έναν ιστότοπους. Το γεγονός αυτό δημιουργεί ένα πρόβλημα γιατί: όταν μια κράτηση πραγματοποιείται σε έναν ιστότοπο, όλοι οι άλλοι πρέπει να ενημερώνονται για τη μείωση της διαθεσιμότητας αυτού του συγκεκριμένου δωματίου. Εάν δεν ενημερώνονται έγκαιρα, καθιστά τον κίνδυνο της διπλής κράτησης πολύ πιθανό.
Η ενημέρωση της διαθεσιμότητας μπορεί να γίνει χειροκίνητα. Αλλά ένας άνθρωπος χρειάζεται ύπνο και ξεκούραση. Επομένως ο χρόνος που μεσολαβεί μεταξύ της κράτησης και της χειροκίνητης ενημέρωσης κυμαίνεται μεταξύ μερικών λεπτών και πολλών ωρών. Όσο μεγαλύτερο είναι αυτό το διάστημα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος διπλής κράτησης. Το πρόβλημα γίνεται πιο δύσκολο καθώς η διαθεσιμότητα ενδέχεται να μειωθεί λόγω κρατήσεων που πραγματοποιήθηκαν εκτός σύνδεσης. Έτσι, ο ταλαίπωρος ιδιοκτήτης του ξενοδοχείου πρέπει να είναι συνεχώς σε εγρήγορση και να σπεύδει να κάνει τις ενημερώσεις για κάθε νέα κράτηση. Για ένα μεγάλο κατάλυμα αυτό είναι σχεδόν αδύνατο. Δεν θα ήταν ωραίο να αυτοματοποιηθεί αυτή η ενημέρωση και να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος των διπλών κρατήσεων; Αυτό ακριβώς κάνει ο Διαχειριστής Καναλιών.
Οι Διαχειριστές Καναλιών είναι προγράμματα και υπηρεσίες που εκτελούν αυτήν την ενέργεια που αυτοματοποιούνε την ενημέρωση της διαθεσιμότητας του καναλιού. Συνδέουν τα διάφορα κανάλια μαζί με τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν οι ξενοδόχοι για να παρακολουθούν τις offline κρατήσεις (όπως το PMS). Δεδομένου ότι υπάρχει μια σταθερή σύνδεση μεταξύ των καναλιών και του ξενοδοχειακού συστήματος, είναι πολύ εύκολο να μεταφέρετε τις πραγματικές κρατήσεις από το ένα σύστημα στο άλλο.
Εν ολίγοις, οι Διαχειριστές Καναλιών διασυνδέουν τα κανάλια και τα ξενοδοχειακά συστήματα, ανακτούν την κράτηση από τα κανάλια και την μεταφέρουν στο ξενοδοχείο και ενημερώνουν αυτόματα τη διαθεσιμότητα των άλλων καναλιών κάθε φορά που πραγματοποιείται μια νέα κράτηση, ανεξάρτητα από το πού γίνεται.
Πώς συνδέεται το Discoveroom με τα κανάλια;
Το Discoveroom, στον πυρήνα του, είναι ένα PMS (Property Management System). Δεν συνδέεται απευθείας με τα κανάλια (αυτή είναι μια επιλογή, όχι ένας περιορισμός, θα μπορούσε να συνδεθεί απευθείας, αλλά αποφασίσαμε να μην το κάνουμε) και επομένως δεν παίζει το ρόλο Διαχειριστή Καναλιών. Αντίθετα, συνδέεται με τρίτα συστήματα διαχειριστών καναλιών και μέσω αυτών συνδέεται με τα διάφορα κανάλια.
Γιατί δεν συνδέετε απευθείας; Είναι θέμα εστίασης και πόρων. Υπάρχουν δεκάδες διαφορετικά κανάλια εκεί έξω και η δημιουργία συνδέσεων μαζί τους παίρνει χρήματα, χρόνο και χρειάζεται εξειδίκευση. Αποφασίσαμε ότι αυτό δεν είναι ο τομέας στον οποίο θέλουμε να εστιάσουμε, καθώς υπάρχουν ήδη πολλοί Διαχειριστές Καναλιών εκεί έξω, που λειτουργούν αξιοπρεπώς.
Έχουμε συνδεθεί μέχρι τώρα με δύο Διαχειριστές Καναλιών: την Octorate και την WebHotelier / Primal Res. Η επιλογή βασίζεται σε γεωγραφικούς παράγοντες. Το μεγαλύτερο μέρος των πελατών μας διαμένουν στις περιοχές όπου αυτοί οι δύο Διαχειριστές Καναλιών προέρχονται και λειτουργούν. Η γεωγραφική επέκταση σίγουρα θα μας οδηγήσει στην προσθήκη περισσότερων συνεργατών.
Και στις δύο περιπτώσεις η δημιουργία του καταλύματος στο σύστημα του Διαχειριστή Καναλιών εκτελείται από εμάς ή από τους Διαχειριστές Καναλιών. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η ενέργεια, η επιλογή μενού “Διαχείριση καναλιών” μέσα από την εφαρμογή μας, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια νέα αντιστοίχιση τύπων δωματίων μεταξύ των δύο συστημάτων. Η αντιστοίχιση των τύπων δωματίων είναι απαραίτητη για τη σωστή ανάκτηση και ενημέρωση των κρατήσεων. Το Discoveroom επιτρέπει σχέσεις ένα προς πολλά, όπου ένας τύπος δωματίου στο Discoveroom μπορεί να αντιστοιχιστεί σε περισσότερους από έναν τύπους δωματίων στην πλευρά του Διαχειριστή Καναλιών, αλλά όχι το αντίστροφο.
Υπάρχει διαφορά μεταξύ αυτών των δύο Διαχειριστών Καναλιών;
Ναι, υπάρχει. Ενώ και οι δύο εκτελούν την ίδια εργασία να ανακτούν τις κρατήσεις και να ενημερώνουν τη διαθεσιμότητα, υπάρχουν διαφορές ως προς τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν, τον τρόπο τιμολόγησης τους, τα κανάλια που υποστηρίζουν κλπ. Η επιλογή είναι του πελάτη. Θέλουμε να προσφέρουμε αυτό που του ταιριάζει καλύτερα.
Πιο συγκεκριμένα, η λύση WebHotelier / Primal Res έχει μια πολύ βαθιά διασύνδεση της μηχανής κρατήσεων (WebHotelier) και του Διαχειριστή Καναλιών (Primal Res) και γι ‘αυτό προσφέρονται μαζί.
Πού γίνεται η ενημέρωση τιμών;
Και για τους δύο Διαχειριστές Καναλιών, η ενημέρωση τιμών για τα κανάλια εισάγετε στην πλευρά τους, ενώ του PMS γίνεται στο Discoveroom. Υπάρχουν σχέδια για την ενοποίηση αυτών των δύο λειτουργιών, αλλά προς το παρόν είναι ξεχωριστές.
Διαχείριση διαθεσιμότητας
Η Discoveroom χτίστηκε γύρω από την έννοια της διαρκούς διαχείρισης της πραγματικής διαθεσιμότητας, δεδομένου ότι επιτρέπει στους χρήστες να εισαγάγουν κρατήσεις σε δωμάτια απευθείας, και όχι σε τύπους δωματίων. Επίσης, οι κρατήσεις που εισάγονται από τα κανάλια αντιστοιχίζονται αυτόματα σε δωμάτια. Οι λόγοι είναι πολλαπλοί: θέλουμε να μειώσουμε το φορτίο της εργασίας του διαχειριστή του καταλύματος, να κάνουμε εμφανέστερο το τι είναι διαθέσιμο προς πώληση διαδικτυακά και να μειώσουμε τους κινδύνους διπλής κράτησης κλπ.
Για το λόγο αυτό έχουμε δημιουργήσει εργαλεία μέσα στο Discoveroom που κλείνουν τη διαθεσιμότητα στα κανάλια και αλλάζουν την ελάχιστη διαμονή. Ακολουθούμε την αρχή ότι το PMS πρέπει να είναι το σημείο αλήθειας σχετικά με τη διαθεσιμότητα. Αυτό σημαίνει ότι το PMS θα οδηγεί τους Διαχειριστές Καναλιών και όχι το αντίστροφο και συνεπώς το άνοιγμα και το κλείσιμο διαθεσιμότητας που δεν σχετίζετε με συγκεκριμένες κρατήσεις θα πρέπει να διενεργείτε στην μεριά του PMS.
Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις όπου έμπειροι διαχειριστές ξενοδοχείων, για λόγους προσέλκυσης περισσότερων κρατήσεων, θέλουν να εμφανίζουν την διαθεσιμότητα των δωματίων να είναι υψηλότερη από την πραγματική, εν γνώσει τους ότι υπάρχει κίνδυνος διπλής κράτησης. Σε αυτές τις περιπτώσεις η διαθεσιμότητα πρέπει να ρυθμίζεται απευθείας στους Διαχειριστές Καναλιών και όχι στο Discoveroom. Υπάρχει όμως ένα πρόβλημα εδώ: το Discoveroom επανέρχεται πάντα στην πραγματική διαθεσιμότητα, οπότε αν γίνει μια αλλαγή δωματίου, θα στείλει πίσω την πραγματική διαθεσιμότητα στους Διαχειριστές Καναλιών. Αυτό δεν δημιουργεί πρόβλημα διπλής κράτησης. Αντιθέτως. Αλλά δημιουργεί φόρτο εργασίας για τους διαχειριστές καταλυμάτων που θα δουν τις τεχνητά αυξημένες διαθεσιμότητες να επανέρχονται στις πραγματικές και θα πρέπει να τις προσαρμόσουν ξανά.
Διαμοιρασμένη διαθεσιμότητα
Ένα άλλο κοινό πρόβλημα με τη διαθεσιμότητα είναι όταν μια κράτηση πρέπει να μοιραστεί σε περισσότερα από ένα δωμάτια. Ας εξετάσουμε τη πρωταρχική αίτια αυτής της περίπτωσης.
Οι ΟΤΑ χρησιμοποιούν τύπους δωματίων. Δεν γνωρίζουν τίποτα για τα μεμονωμένα δωμάτια ενός καταλύματος, μόνο τον αριθμό των διαθέσιμων δωμάτιων για κάθε τύπο δωμάτιου και σε κάθε συγκεκριμένη ημερομηνία.
Τώρα αναλογιστείτε την ακόλουθη περίπτωση:
ο Τύπος δωματίου X αποτελείται από δύο δωμάτια (A και B), έτσι ώστε η συνολική διαθεσιμότητα όταν και τα δύο δωμάτια είναι ελεύθερα είναι 2.
Ας πούμε ότι μεταξύ 1ης και 6ης του μήνα, το δωμάτιο Α είναι κρατημένο, ενώ μεταξύ 4 και 6 του μήνα το δωμάτιο Β είναι μη διαθέσιμο. Ποια διαθεσιμότητα θα εμφανίσει κάποιο κανάλι μεταξύ 1 έως 6 του μήνα;
Η απάντηση είναι, φυσικά, 1.
Τώρα, ένας νέος πελάτης ψάχνει στους OTA και διαπιστώνει ότι υπάρχει ένα δωμάτιο τύπου X στο εν λόγω κατάλυμα, που είναι διαθέσιμο μεταξύ της 1ης του μήνα και της 6ης. Προχωράει και κάνει κράτηση για αυτό το δωμάτιο. Ο Διαχειριστής Καναλιών ανακτά αυτήν την κράτηση και τη στέλνει στο Discoveroom. Αλλά το Discoveroom δεν μπορεί να την καταχωρήσει, επειδή κανένα δωμάτιο από μόνο του δεν είναι διαθέσιμο και για τις έξι ημέρες.
Σε αυτήν την περίπτωση αποστέλλετε μια ειδοποίηση στους χρήστες, που λέει ότι το σύστημα δεν μπόρεσε να βρει διαθέσιμο δωμάτιο για αυτή την κράτηση. Τι πρέπει να γίνει τότε;
Υπάρχουν κάμποσες επιλογές:
- Μετακινήστε την κράτηση για το δωμάτιο Β στο δωμάτιο Α. Στη συνέχεια, η κράτηση καναλιού μπορεί να ανακτηθεί στο δωμάτιο Β.
- Μετακινήστε την κράτηση δωματίου Α στο δωμάτιο Β. τότε, η κράτηση καναλιού μπορεί να καταχωρηθεί στο δωμάτιο Α.
- Περάστε χειροκίνητα την κράτηση από το κανάλι, σπάζοντας τη ανάμεσα στο δωμάτιο Α και το δωμάτιο Β.
Στην πράξη, όλες αυτές οι λύσεις και περισσότερες (όπως η αναβάθμιση του πελάτη σε άλλο τύπο δωματίου) θα απαιτηθούν. Δεν υπάρχει τίποτα λάθος εδώ. Είναι η φύση αυτής της δραστηριότητας που δημιουργεί τέτοια προβλήματα.
Σχετικά με τα γεύματα
Ο τρόπος που αγοράζονται τα γεύματα (πρωινό,δείπνο) από τα διαδικτυακά κανάλια ποικίλλει. Μπορούν να συμπεριληφθούν στην τιμή κράτησης, μπορούν να αγοραστούν ξεχωριστά αλλά μαζί με την κράτηση ή μπορούν να αγοραστούν από τον πελάτη μετά το checkin του, κατά τη διάρκεια της παραμονής του. Για τις κρατήσεις που προέρχονται από κανάλια, αυτή η πληροφορία βρίσκετε στις σημειώσεις της κράτησης.
Σχετικά με τις Πληρωμές και τους Όρους
Πληροφορίες σχετικά με τις μη επιστρέψιμες πληρωμές προστίθενται επίσης στις σημειώσεις κράτησης. Επιπλέον, όλες οι άλλες πληροφορίες, όπως οι όροι ακύρωσης, όταν αποστέλλονται από τους Διαχειριστές Καναλιών καταχωρούνται και αυτές στις σημειώσεις.
Όλα τα παραπάνω πρέπει να θεωρούνται ως τα βασικά σε ό,τι έχει να κάνει με τη διαχείριση των καναλιών. Υπάρχουν πολλές λεπτομέρειες και πολλές λεπτές διαφορές μεταξύ καναλιών και συστημάτων. Αυτά όμως αποτελούν αντικείμενο μελλοντικών άρθρων.
Comments are closed