Πώς να διαχειρίζεσαι καλύτερα τον ξενώνα σου για να εξοικονομείς πολύτιμο χρόνο!

Έχεις σκεφτεί ποτέ ότι μπορείς να κάνεις τη ζωή σου πιο εύκολη και να διαχειριστείς τον ξενώνα σου πολύ πιο αποτελεσματικά απ′ ό,τι μέχρι τώρα; Αν όχι, ίσως αξίζει τον κόπο να διαβάσεις παρακάτω, γιατί υπάρχει κάτι που μπορεί να σε βοηθήσει.

Έχουμε φτιάξει μία εφαρμογή γι′ αυτό.

Το πρόβλημα με τη διαχείριση ενός καταλύματος

Είναι μεγάλη η ικανοποίηση που νιώθεις όταν κάποιος καλεσμένος στον ξενώνα ή στα δωμάτιά σου δείχνει να εκτιμά τη φιλοξενία που παρέχεις. Δεν έχουν πολλοί την ευκαιρία να κάνουν μία τόσο κοινωνική δουλειά και να έρχονται σε επαφή με τους πελάτες τους όταν αυτοί κάνουν διακοπές και έχουν ανάγκη από ξεκούραση και περιποίηση.

Ειδικά όταν ένας πελάτης επιστρέφει για να ζήσει την ίδια εμπειρία που απόλαυσε την προηγούμενη φορά, η ηθική ανταμοιβή δεν συγκρίνεται με τίποτα. Αυτό, βέβαια, σε κάνει παράλληλα να νιώθεις και μεγάλη ευθύνη για να κρατήσεις ψηλά το επίπεδο της εξυπηρέτησης και της φιλοξενίας.

Τη δουλειά που πρέπει να γίνει για να πετύχεις κάτι τέτοιο τη γνωρίζει μόνο όποιος έχει ζήσει την καθημερινότητα της διαχείρισης ενός ξενώνα ή άλλου παρόμοιου καταλύματος. Υπάρχουν διαδικασίες οι οποίες απαιτούν πολύ χρόνο και κόπο. Κάποιες φορές, μάλιστα, για να γίνει μία πολύ απλή δουλειά χρειάζεται να συνεννοηθούν αρκετοί άνθρωποι μεταξύ τους.

Όταν, για παράδειγμα, γίνεται ένα τηλεφώνημα για κράτηση και ενώ μιλάς με τον πελάτη δεν γνωρίζεις άμεσα τι διαθεσιμότητα δωματίων υπάρχει, τα πράγματα γίνονται πολύπλοκα.

Πρέπει να κοιτάξεις τις κρατήσεις στο ημερολόγιο (που μπορεί να μην το έχεις και μαζί σου) ή, ακόμα χειρότερα, να αφήσεις τον πελάτη να περιμένει, να επικοινωνήσεις με όποιον γνωρίζει τη διαθεσιμότητα των δωματίων και να τον ξανακαλέσεις κάποια άλλη στιγμή.

Χάσιμο πολύτιμου χρόνου, τηλεφωνήματα για να γίνουν συνεννοήσεις, σημειώσεις σε χαρτάκια στην τσέπη… τα ξέρεις.

Η διαχείριση του χρόνου σου είναι το πιο σημαντικό θέμα σ′ αυτή τη δουλειά.

Ακριβώς γι′ αυτό θέλαμε να βρούμε μία λύση με την οποία να απλουστεύονται τέτοιου είδους διαδικασίες, ώστε να μπορείς να ελευθερώνεσαι για να αφιερώνεις το χρόνο σου στις πιο απαιτητικές δουλειές που πρέπει να γίνουν.

Κάπως έτσι προέκυψε το Discoveroom Reservations, μία εφαρμογή που χρησιμοποιείται από το κινητό ή από τον υπολογιστή σου.

Όταν γίνεται ένα τηλεφώνημα για κράτηση και ενώ μιλάς με τον πελάτη δεν γνωρίζεις άμεσα τι διαθεσιμότητα δωματίων υπάρχει, τα πράγματα γίνονται πολύπλοκα.

Η λύση

Αυτό που έχουμε φτιάξει, λοιπόν, είναι μια εφαρμογή που τρέχει τόσο σε κινητό όσο και στον υπολογιστή, κι είναι απλή, εύχρηστη και λειτουργική.

Το πραγματικά δυνατό της σημείο, όμως, είναι ότι καλύπτει όλες τις βασικές ανάγκες που μπορεί να έχεις για τη διαχείριση των κρατήσεων ενός καταλύμματος.

Ο Γιάννης Ελευθερίου, για παράδειγμα, χρησιμοποιεί την εφαρμογή περίπου εδώ και έναν χρόνο. Κατά την καλοκαιρινή σαιζόν νοικιάζει 4 αυτόνομα σπιτάκια στο νησί Παλαιό Τρίκερι, στη Μαγνησία. Είναι μία οικογενειακή επιχείρηση.

Έχουν καταφέρει να μπορούν να  διαχειρίζονται πολύ εύκολα τις κρατήσεις 3 άτομα που κατά καιρούς βρίσκονται είτε Τρίκερι είτε Αθήνα ή στο Βόλο. Τα ενοικιαζόμενα σπιτάκια είναι η δεύτερη δουλειά τους, οπότε η διαχείριση του χρόνου είναι γι′ αυτούς το πιο σημαντικό ζήτημα αυτή τη στιγμή.

Η εξοικονόμηση χρόνου έγινε κυρίως επειδή δεν χρειάζεται πια καμία συνεννόηση μεταξύ τους για να επιβεβαιωθεί μία κράτηση.  Οποιαδήποτε στιγμή, καθένας από τους τρεις, από το κινητό του ή από υπολογιστή,  έχει πρόσβαση στο ημερολόγιο της εφαρμογής και μπορεί να δει εύκολα τη διαθεσιμότητα των δωματίων. Μία νέα κράτηση καταχωρείται άμεσα, οπότε δεν υπάρχει καμία πιθανότητα να γίνουν διπλοκρατήσεις.

Το Discoveroom Reservations βοήθησε στο να οργανώσουν πολύ πιο αποτελεσματικά τη διαδικασία με την οποία καταχωρούν και παρακολουθούν τις κρατήσεις τους, χωρίς ουσιαστικά να αλλάξουν τίποτα στον τρόπο που δουλεύουν.

Για τον Γιάννη, όπως και για άλλους χρήστες μας, είναι επίσης πολύ σημαντικό να παρακολουθεί με κάποιον τρόπο τις προκαταβολές των πελατών του. Υπάρχει κι εδώ το ίδιο θέμα: Η πληροφορία του αν και πότε πληρώθηκε η προκαταβολή πρέπει να παρακολουθείται, κι οι τρεις χρήστες να έχουν πρόσβαση σ′ αυτά τα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να γίνει κάποια επικοινωνία μεταξύ τους.

Μπορείς, λοιπόν, να δεις μέσω της εφαρμογής όλα τα στοιχεία που σ′ ενδιαφέρουν σχετικά με κάποιον πελάτη ή κάποια κράτηση, οπουδήποτε κι αν βρίσκεσαι. Ξέρεις αν έχει δώσει προκαταβολή, πότε αναμένεται ή πότε αναχωρεί και τι υπόλοιπο οφείλει.  Έχεις όλες τις πληροφορίες σχετικά με ανάγκες ή ειδικές προτιμήσεις που μπορεί να έχει κάποιος παλιότερος πελάτης που επέστρεψε, και βλέπεις πολύ εύκολα αν κάποια κράτηση έγινε απ′ ευθείας ή μέσω κάποιου πρακτορείου ή άλλου μεσάζοντα.

Έχεις όλα όσα χρειάζεται να ξέρεις συγκεντρωμένα σε ένα σημείο, και το ίδιο και όποιος άλλος δουλεύει μαζί σου. Η δουλειά σου έγινε.

Ευελιξία του Discoveroom Reservations

Φροντίσαμε, βέβαια, όλες αυτές οι λειτουργίες να μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός. Καταχωρείς εσύ τα δωμάτια που διαθέτεις, με τα νούμερα ή τα ονόματά τους, τις τιμές, τον αριθμό κρεβατιών και το είδος των επισκεπτών που κοιμίζουν.

Επίσης ορίζεις ποιά άλλα κανάλια κρατήσεων χρησιμοποιείς (όπως πχ το booking.com ή κάποιο πρακτορείο) ώστε να τα συνδέεις με τις κρατήσεις που προέρχονται από εκεί και να έχεις πλήρη εικόνα για κάθε κράτηση.

Είναι ένα εργαλείο που σου λύνει τα χέρια χωρίς να είναι καθόλου πολύπλοκο ή δύσκολο για να το μάθεις. Ξεχνάς πλέον τις κρατήσεις με χαρτί και μολύβι, τις σημειώσεις για τον κάθε πελάτη σε σημειωματάρια ή στο excel, και τα τηλεφωνήματα για να μάθεις αν έχεις ελεύθερο δωμάτιο το τρίτο Σαββατοκύριακο του Ιουλίου. Έχεις όλα όσα χρειάζεται να ξέρεις συγκεντρωμένα σε ένα σημείο, και το ίδιο και όποιος άλλος δουλεύει μαζί σου.

Η δουλειά σου έγινε.

Επεκτασιμότητα

Αν όλα αυτά φαίνεται να καλύπτουν όλες σου τις ανάγκες, τότε συνέχισε να διαβάζεις γιατί γίνεται ακόμα καλύτερο.

Το Discoveroom Reservations είναι δωρεάν, επειδή αποτελεί το πιο βασικό και απαραίτητο εργαλείο για τη διαχείριση του καταλύμματός σου. Θα το αναβαθμίζουμε διαρκώς, χωρίς να χρεώσουμε ποτέ κανέναν. Μπορείς να το χρησιμοποιείς για να εξαλείψεις σχεδόν εντελώς το χαρτί και το τηλέφωνο και να απλουστεύσεις την καθημερινότητά σου.

Αν αποφασίσεις κάποια στιγμή να κάνεις το επόμενο βήμα για τον εκσυγχρονισμό της δουλειάς σου, αυτή η εφαρμογή είναι ο πιο ασφαλής και αποτελεσματικός τρόπος για να κάνεις τη μετάβαση στην πλήρη αυτοματοποίηση όλων των διαδικασιών που έχουν να κάνουν με τους πελάτες.

Το Reservations είναι απόλυτα συμβατό και έτοιμο για να συνδεθεί με την άλλη μας υπηρεσία, το Web Bookings, το οποίο σου δίνει τη δυνατότητα να δέχεσαι κρατήσεις απ′ ευθείας από πελάτες μέσω της ιστοσελίδας σου. Ακόμα κι αν δεν διαθέτεις ιστοσελίδα, το Web Bookings μπορεί να παίξει κι αυτό το ρόλο καθώς είναι πολυγλωσσικό, έχει τις περιγραφές για το κατάλυμα και τα δωμάτια, φωτογραφίες, τις πολιτικές του καταλύματος και, βέβαια, τιμές και διαθεσιμότητες.

Σύντομα θα έχουμε διαθέσιμη και την επόμενη επέκταση, τα Channels, με την οποία θα μπορείς να δέχεσαι αυτόματα κρατήσεις από όποιους Online Travel Agents (ΟΤΑ) χρησιμοποιείς και να ενημερώνεις αυτόματα για τις διαθεσιμότητες σου.

Το μέλλον

Το όραμά μας για το μέλλον του Discoveroom είναι να αποτελέσει μία ολοκληρωμένη λύση για όλες τις ανάγκες που έχει κάποιος ο οποίος διαχειρίζεται έναν ξενώνα, ενοικιαζόμενα δωμάτια, διαμερίσματα ή άλλο κατάλυμα. Ιδανικά, θα θέλαμε ο ταξιδιώτης να μπορεί ακόμα και να να βρει το κατάλυμμά σου μέσα από την υπηρεσία μας, και εσύ να έχεις την υποστήριξή μας σε όλη του τη διαδρομή μέχρι το check out.

Αυτό όμως είναι το πιο μακρινό μας όνειρο. Προς το παρόν, στόχος μας είναι να κάνουμε το Discoveroom Reservations το πιο πλήρες εργαλείο για τη διαχείριση των κρατήσεων και των πελατών σου.

Μπορείς να το κατεβάσεις από εδώ και να το χρησιμοποιήσεις ελεύθερα. Για οποιαδήποτε ανάγκη προκύψει επικοινώνησε μαζί μας και θα χαρούμε να σε εξυπηρετήσουμε.

Υπάρχει κάτι άλλο που πιστεύεις ότι θα άξιζε να προστεθεί ως λειτουργία στο Discoveroom Reservations; Πες το μας πιο κάτω στα σχόλια, για να το συζητήσουμε.