No Show, τεμαχισμός κρατήσεων, εξαγωγή τιμολογίων σε excel κι άλλες βελτιώσεις

Καλή χρονιά σε όλους. Θέλουμε ν’ ανοίξουμε τη νέα χρονιά κάνοντας διαθέσιμες διάφορες αλλαγές και βελτιώσεις που ήταν στη λίστα των επιθυμητών για αρκετό καιρό.

No Show

Έχουμε προσθέσει τη δυνατότητα να χαρακτηρίζεται μια κράτηση σαν No Show. Η λειτουργία έχει εφαρμογή τόσο σε κρατήσεις που έχουν ληφθεί από εξωτερικές πηγές (κανάλια, μηχανή κρατήσεων) όσο και σε εισαγόμενες από το χρήστη.

Ο σκοπός του χαρακτηρισμού δεν είναι μόνο να ελευθερώσει το ημερολόγιο και να ενημερώσει τη διαθεσιμότητα, αλλά επίσης για να χαρακτηρίσει κι αποθηκεύσει τις κρατήσεις αναλόγως, ώστε η πληροφορία αυτή να χρησιμοποιηθεί σε αναφορές και στατιστικά.

 

No Show in Reservation Menu

Περιορισμοί:

  • Η ημερομηνία διενέργειας δεν πρέπει να είναι πριν το τσεκίν και η κατάσταση της κράτησης πρέπει να είναι «Ενεργή» (πράσινο χρώμα).
  • Η ενέργεια πρέπει να γίνει στους Channel Managers χωριστά, καθώς δεν υποστηρίζεται η αυτόματη ενημέρωση τους από τρίτα συστήματα.

 

Τεμαχισμός κρατήσεων

Η ανάγκη φιλοξενίας επισκεπτών σε περισσότερα από ένα δωμάτια, κατά τη διάρκεια της παραμονής τους, είναι ένα κοινό πρόβλημα που μπορεί ν’ ανακύψει είτε από λόγους διαθεσιμότητας των δωματίων, είτε από επιθυμίες ή παράπονα του πελάτη. Μέχρι στιγμής δεν παρείχαμε μηχανισμό που να επιτρέπει τον τεμαχισμό κράτησης σε περισσότερα του ενός τμήματα.Η παρούσα βελτίωση έρχεται να διορθώσει την κατάσταση.

Πλέον, μπορείτε να τεμαχίσετε την κράτηση σε τόσα τμήματα όσος κι ο αριθμός των διανυκτερεύσεων της. Μπορείτε να διαχειριστείτε το κάθε τμήμα χωριστά (π.χ. να διενεργήσετε μια αλλαγή δωματίου) και μπορείτε να τιμολογήσετε τον πελάτη είτε για κάθε τμήμα χωριστά, είτε για το σύνολο της κράτησης.

Ο τεμαχισμός των κρατήσεων είναι κάτι που έχει περίεργες συνέπειες, ειδικά αν αφορά κρατήσεις από κανάλια. Γιατί;  Διότι αν η κράτηση λάβει ενημέρωση από το κανάλι, τότε το σύστημα δεν μπορεί να προσδιορίσει πως να την τεμαχίσει από μόνο του. Γι αυτό θ’ ακυρώσει την κράτηση και θα προσπαθήσει να την επανεισάγει αυτούσια, χωρίς τεμαχισμό.

Προς αποφυγήν τέτοιων «δυσάρεστων» καταστάσεων, μην διενεργείτε τεμαχισμό κρατήσεων πολλές μέρες πριν την άφιξη του επισκέπτη για να μην υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ενημέρωσης τους από το κανάλι.

Κρατήσεις που εισάγωνται από το χρήστη, δεν διατρέχουν τέτοιο κίνδυνο.

Για να διενεργήσετε τεμαχισμό, πρέπει πρώτα να θέσετε το ημερολόγιο σε Λειτουργία Τεμαχισμού.  Ένα νέο εικονίδιο (ψαλίδι) στο άνω δεξιά του ημερολογίου, μεταβάλλει την κατάσταση της Λειτουργίας Τεχαχισμού σε ενεργή ή όχι.

Calendar tools

Όταν βρίσκεστε σε Λειτουργία τεμαχισμού,  κάθε φορά που βρίσκεστε πάνω από μια μέρα κράτησης που επιδέχεται τεμαχισμό, τότε ο δρομέας αλλάζει σε εικόνα ψαλιδιού. Οι ημερομηνίες τσεκιν και τσεκουτ δεν είναι κατάλληλες για τεμαχισμό.

Calendar Split Mode

Μετά τον τεμαχισμό, στο ημερολόγιο εμφανίζονται δύο κρατήσεις: μια με τον παλιό κωδικό κράτησης και μια με τον ίδιο αριθμό συν την κατάληξη  «-1». Αν ο τεμαχισμός συνεχιστεί και στα επιμέρους  τμήματα, τότε η κατάληξη αυξάνεται αναλόγως: «-2», «-3» κλπ.

Reservation part

Το ποσό του κάθε τμήματος υπολογίζεται αναλογικά προς το λόγο των διανυκτερεύσεων του τμήματος προς το σύνολο των διανυκτερεύσεων.Το ίδιο ισχύει και για τις προκαταβολές. Αυτό θ’ αλλάξει στο μέλλον κι αντί για κατ’ αναλογίαν, θα εμφανίζεται το πόσο που προκύπτει από το σύνολο των συγκεκριμένων τιμών των διανυκτερεύσεων. Προφανώς, μπορείτε ν’ αλλάξετε τα ποσά σ’ οτιδήποτε επιθυμείτε.

Αν υπάρχουν Εξτρα υπηρεσίες στην αρχική κράτηση, παραμένουν όλες κάτω από το πρώτο χρονικά τμήμα.  Αλλά μπορείτε να προσθέσετε νέες έξτρα υπηρεσίες για κάθε νέο τμήμα.

Κατά την τιμολόγηση, το συστήμα σας ζητά να επιλέξετε μεταξύ επιμέρους ή συνολικής τιμολόγησης. Αν επιλέξετε συνολική τιμολόγηση, όλα τα τμήματα εμφανίζονται ξεχωριστά αλλά σ΄ ένα παραστατικό. Αν επιλέξετε επιμέρους τιμολόγηση, τότε πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε τμήμα.

Bill single or all parts?

Δεν υπάρχει δυνατότητα αναίρεσης του τεμαχισμού. Αν πρόκειται για κράτηση που έχει εισαχθεί από τον χρήστη, τότε μπορείτε να την ακυρώσετε (ακυρώνοντας οποιοδήποτε τμήμα, ακυρώνονται όλα). Αν πρόκειται από κανάλι, τότε πρέπει, μέσα από τον channel manager, να εξαναγκάσετε να σταλεί ενημέρωση προς το Discoveroom, η οποία και θ’ ακυρώσει τα υπάρχοντα τμήματα και θα εισαγάγει την αρχική κράτηση εκ νέου.

Η λειτουργία τεμαχισμού πάει βαθειά στην καρδιά του συστήματος μας. Γι αυτό αναμένουμε ότι θα υπάρξουν πολλές βελτιώσεις της εφαρμογής της, βασισμένες στις προτάσεις σας.

Βελτιώσεις του Ημερολογίου

Έχουμε βελτιώσει το παραθυράκι με τη σύνοψη της κράτησης, που εμφανίζεται όταν περνάμε το δρομέα πάνω από την κράτηση, έτσι ώστε να είναι πιο αναγνώσιμο και οπτικά ευχάριστο, και έχουμε προσθέσει συμβουλές εργαλείου (tooltip)  για τα εικονίδια του ημερολογίου (άνω δεξιά) σε όλες τις υποστηριζόμενες γλώσσες.

New Reservation Tooltip

Επιπλέον, όταν διενεργείται ανανέωση του ημερολογίου, ενώ είναι σε λειτουργία το φίλτρο δωματίων,  μετά την ανανέωση το ημερολόγιο παραμένει στο φίλτρο. Η ανανέωση δεν το επαναφέρει στην αρχική κατάσταση. Η επαναφορά γίνεται πλέον με ενέργεια του χρήστη.

 

Καταστάσεις παραστατικών

Σας δίνουμε πλέον τη δυνατότητα να μεταπέσετε στην κατάσταση του πρόχειρο από ένα εκδοθέν/εξοφλημένο παραστατικό.  Παρότι κάτι τέτοιο μέχρι τώρα το θεωρούσαμε αμφιλεγόμενο, παρατηρήσαμε ότι συμβαίνουν συχνά λάθη που καθιστούν αυτή τη δυνατότητα αναγκαία.

Reverting to draft

Η μετάπτωση σε πρόχειρο, διατηρεί την αρίθμηση του παραστατικού. Εν τούτοις, αν το διαγράψετε,  κι ο αριθμός του ΔΕΝ είναι ο τελευταίος της σειράς του παραστατικού, τότε θα χαθεί. Η επανέκδοση θα δημιουργήσει νέο αριθμό που θα είναι ίδιος με τον παλιό μόνο αν το διαγραφέν παραστατικό ήταν το τελευταίο της σειράς του. Σε αντίθετη περίπτωση θα δημιουργηθεί ένα κενό στην αρίθμηση.

 

Εξαγωγή λίστας παραστατικών σε Excel

Αντικαταστήσαμε το εικονίδιο του εκτυπωτή που χρησίμευε σαν κουμπί για να τυπωθεί λίστα παραστατικών. Στη θέση του υπάρχει τώρα ένα κουμπί με το σήμα του Excel και το λεκτικό «Εξαγωγή». Πλέον μπορείτε να εξάγετε την ίδια λίστα σε excel αντί για pdf.

Export to Excel

O Excel προσιδιάζει περισσότερο σε λίστες δεδομένων, καθώς επιτρέπει την κατά βούληση επεξεργασία: αλλαγή ταξινόμησης στηλών, διάταξη, διαγραφή  ή προσθήκη γραμμών κλπ

 

Εφαρμογές για κινητό

Οι εφαρμογές για κινητό έχουν ενημερωθεί για να υποστηρίξουν τη λειτουργία του No Show αλλά όχι και για τον τεμαχισμό των κρατήσεων. Το τελευταίο είναι πολύ σύνθετο και μέχρι να λάβουμε επαρκή πληροφόρηση και προτάσεις από τους χρήστες, δεν κρίθηκε άξιο υλοποίησης.

be the first to comment

Comments are closed