Διασύνδεση με MyData

Όπως ήδη θα γνωρίζετε οι περισσότεροι, από 1/1/2021, η πλειονότητα των ελληνικών επιχειρήσεων είναι υποχρεωμένη να στέλνει ηλεκτρονικά τα στοιχεία εσόδων κι εξόδων της στην υπηρεσία της ΑΑΔΕ, MyData (= my Digital Accounting and Tax Application).

Στα πλαίσια αυτά, έχουμε κάνει τις απαραίτητες ενέργειες για να διασυνδεθεί η λειτουργία της τιμολόγησης του Discoveroom με τη MyData και να μπορεί ο κάθε έλληνας συνδρομητής μας να είναι σύννομος.

Οι αλλαγές αυτές απαιτούν μια σειρά από νέες ρυθμίσεις στο πρόγραμμα των τιμολογήσεων, κι ο σκοπός του άρθρου είναι να τις περιγράψει, βήμα προς βήμα. Επειδή οι αλλαγές είναι πολλές χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή στην ανάγνωση και την εφαρμογή.

Συνοπτικά, οι αλλαγές είναι η κατωτέρω:

  • Εισαγωγή κωδικών σύνδεσης με MyData στις ρυθμίσεις
  • Χαρακτηρισμός φόρων
  • Ενημέρωση μεθόδου αποστολής δεδομένων ανά τύπο εγγράφου και κατηγοριοποίηση των τύπων εγγράφων.
  • Κατηγοριοποίηση των προϊόντων κι υπηρεσιών.
  • Αλλαγή των προτύπων παραστατικών, όπου απαιτείται.
  • Κατηγοριοποίηση πληρωμών παραστατικών.
  • Διαδικασία τιμολόγησης
  • Αποστολή στη MyData
  • Λήψη ΜΑΡΚ και λάθη
  • Ακυρώσεις εκδοθέντων παραστατικών
  • Έλεγχοι
  • Βήματα εφαρμογής
  • Βοηθητικές λειτουργίες

Εισαγωγή κωδικών σύνδεσης με MyData στις ρυθμίσεις

Η πρώτη ενέργεια που πρέπει να κάνει κάποιος είναι η εγγραφή στην υπηρεσία της ΑΑΔΕ για ν’ αποκτήσει κλειδιά πρόσβασης. Η διαδικασία περιγράφεται αναλυτικά σε έγγραφο της ΑΑΔΕ.

Συνοπτικά, η εγγραφή γίνεται εδώ https://www1.aade.gr/saadeapps2/bookkeeper-web/bookkeeper/.

Από τη διαδικασία αυτή, προκύπτουν ένα user name κι ένα api key τα οποία καλείστε να εισάγετε στη φόρμα ρυθμίσεων τιμολόγησης του Discoveroom.

Μετά τη σωστή εισαγωγή, ενεργοποιούνται έξτρα πεδία και στήλες στις φόρμες και τις λίστες της τιμολόγησης, με πληροφορίες που αφορούν αποκλειστικά τη MyData.

Χαρακτηρισμός φόρων

Οι φόροι έχουν καταταχτεί σε διάφορες κατηγορίες από τη MyData, και τα στοιχεία που αποστέλονται στην MyData πρέπει υποχρεωτικά ν’ ακολουθούν αυτή την κατηγοριοποίηση.

Κάποια θέματα παραμένουν αδιευκρίνιστα ακόμα. Π.χ. ο δημοτικός φόρος, σύμφωνα με ενημέρωση προς τους προγραμματιστές, δεν χρειάζεται να κατηγοριοποιηθεί και να αποστέλεται.

Με βάση τα παραπάνω, η συνήθης εικόνα των φόρων για καταλύματα, θα πρέπει να είναι η ακόλουθη (ο φόρος διαμονής διαφοροποιείται αναλόγως του μεγέθους το καταλύματος).

Για να εισαχθούν οι κατηγοριοποιήσεις, η φόρμα προσθήκης ή επεξεργασίας φόρων διαθέτει ένα επιπλέον drop down πεδίο με τις κατηγορίες για να επιλέξετε.

Ειδικά για το φόρο διαμονής, υπάρχει μια αλλαγή στον τρόπο που εισάγεται στο σύστημα μας. Μέχρι στιγμής εισάγετο κατευθείαν στην Ανάθεση Φόρων. Πλέον, θα εισάγεται και στους φόρους, ως εξής:

Τα στοιχεία που διαφοροποιούνται ανάλογα με το κατάλυμα είναι το ποσό (tax rate) που πρέπει να συμφωνεί με την επιλογή στη MyData.

Π.χ. αν το κατάλυμα είναι Ενοικιαζόμενα δωμάτια, το ποσό είναι 0,50 Ευρώ κι η επιλογή είναι το 4.10.

Στη λίστα φόρων έχει προστεθεί ένα νέο κουμπί με το οποίο μπορεί να δημιουργήσει κανείς τους απαιτούμενους φόρους με τη σωστή κατηγοριοποίηση. Αυτό μπορεί να τύχει αξιοποίησης άμεσα από νέους χρήστες για να ολοκληρώσουν γρήγορα τις ρυθμίσεις τους, ή από παλιούς για να συγκρίνουν τις σωστές ρυθμίσεις μ’ αυτές που έχουν ή προτίθενται να βάλουν.

Ενημέρωση μεθόδου αποστολής δεδομένων ανά τύπο εγγράφου και κατηγοριοποίηση των τύπων εγγράφων.

Τα έγγραφα (τιμολόγια, αποδείξεις κλπ) πρέπει να ενημερωθούν με προεπιλογές ως προς τον τρόπο αποστολής στη MyData και την κατηγορία τους.

Υπάρχουν τρεις τρόποι αποστολής στη MyData:

  • Αυτόματος, τη στιγμή της έκδοσης του παραστατικού.
  • Αυτόματος, στο τέλος ημέρας
  • Χειροκίνητος

Ο χειροκίνητος τρόπος είναι ο τρόπος που έχουμε υλοποιήσει και που συνίσταται για τις συνδέσεις τύπου ERP σαν την δική μας. Είναι κι ο πιο διαφανής και δίνει μεγαλύτερη ευελιξία γιατί μπορείτε να ελέγξετε το τι θ’ αποσταλεί κάθε φορά, και να κάνετε αλλαγές. Επιπλέον, σας επιτρέπει να κάνετε την αποστολή σε ξεχωριστό χρόνο από την έκδοση των παραστατικών, έτσι ώστε τα τυχόν προβλήματα να μην παρεμποδίζουν και καθυστερούν τη διαδικασία της ρεσεψιόν.

Έχουμε αφήσει και τις άλλες επιλογές για τυχόν μελλοντική χρήση.

Η ενημέρωση γίνεται με τη βοήθεια δύο νέων drop down πεδίων που υπάρχουν στους τύπους εγγράφων.

Κι εδώ έχει προστεθεί ένα νέο κουμπί με το οποίο μπορεί να δημιουργήσει κανείς τους απαραίτητους τύπους εγγράφων με τη σωστή κατηγοριοποίηση. Αυτό μπορεί να τύχει αξιοποίησης άμεσα από νέους χρήστες για να ολοκληρώσουν γρήγορα τις ρυθμίσεις τους, ή από παλιούς για να συγκρίνουν τις σωστές ρυθμίσεις μ’ αυτές που έχουν ή προτίθενται να βάλουν.

Κατηγοριοποίηση των προϊόντων κι υπηρεσιών.

Η κατηγοριοποίηση αυτή είναι η πιο σύνθετη και, κατά κάποιο τρόπο, προβληματική, γιατί δεν υπάρχει μοναδική αντιστοιχία προϊόντος/υπηρεσίας, με τύπο εισοδήματος κατά την MyData, αφού αυτός εξαρτάται και διαφοροποιείται ανάλογα με το είδος του πελάτη.

Έτσι έχουμε πελάτες χοντρικής (τιμολόγια) και λιανικής (αποδείξεις) και για τους πελάτες χοντρικής, πελάτες χονδρικής Ελλάδος, Ευρωπαϊκής Ένωσης, και Λοιπών Χωρών.

Στη ρύθμιση επιλέγουμε τη συνηθέστερη κατηγορία (λογικά, πωλήσεις υπηρεσιών λιανικής) και τη στιγμή της τιμολόγησης, ανάλογα τον πελάτη, την οριστική, αν αυτή διαφέρει από την προεπιλογή, και πάντα τέτοια που να συμφωνεί και με τον τύπο παραστατικού. Δηλαδή, δεν μπορούμε να επιλέξουμε Πωλήσεις Λιανικής και το παραστατικό να είναι Τιμολόγιο για Ενδοκοινοτικές. Δεν θα γίνει αποδεκτή η εγγραφή από τη MyData.

Για τους πελάτες που απαιτείται ενδοκοινοτική συναλλαγή, ή για τους πελάτες τρίτων χωρών απαιτείται να υπάρχει ξεχωριστή σειρά τιμολογίων για τον καθένα, έτσι συνολικά χρειαζόμαστε τα ακόλουθα παραστατικά κατ’ ελάχιστον:

  • Απόδειξη παροχής υπηρεσιών
  • Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών
  • Τιμολόγιο παροχής ενδοκοινοτικών συναλλαγών
  • Τιμολόγιο παροχής τρίτων χωρών
  • Ειδική απόδειξη φόρου διαμονής

Ειδικά για τον φόρο διαμονής (κι εδώ είναι μια αλλαγή σε σχέση με τις μέχρι τώρα ρυθμίσεις) πρέπει να εισάγουμε στις αναθέσεις το “προϊόν” Other με μηδενική τιμή και να του αναθέσουμε τον φόρο που έχουμε ρυθμίσει στις Ρυθμίσεις φόρων (δείτε πιο πάνω).

Ο τύπος εισοδήματος για τον φόρο διαμονής δεν χρειάζεται να οριστεί.

Κι εδώ έχει προστεθεί ένα νέο κουμπί με το οποίο μπορεί να δημιουργήσει κανείς τους αναθέσεις φόρων για τη διαμονή και το φόρο διαμονής, με τη σωστή κατηγοριοποίηση. Αυτό μπορεί να τύχει αξιοποίησης άμεσα από νέους χρήστες για να ολοκληρώσουν γρήγορα τις ρυθμίσεις τους, ή από παλιούς για να συγκρίνουν τις σωστές ρυθμίσεις μ’ αυτές που έχουν ή προτίθενται να βάλουν.

Αλλαγή των προτύπων παραστατικών

Η μόνη αλλαγή που απαιτείται στα πρότυπα παραστατικών αφορά το φόρο διαμονής. Για το σκοπό αυτό διατίθεται νέο πρότυπο για να το προσαρμόσετε και χρησιμοποιήσετε.

Διαδικασία τιμολόγησης

Κατά την τιμολόγηση επιλέγεται η οριστική κατηγορία εσόδου MyData αν αυτή διαφέρει από την προεπιλεγμένη.

Παρακάτω φαίνονται οι αλλαγές στη φόρμα τιμολόγησης σε δύο μέρη. Στο πρώτο, στα γενικά στοιχεία του παραστατικού.

Γενικά στοιχεία παραστατικού με σημασμένα τα νέα πεδία

Το πεδίο των σχετικών παραστατικών (related documents) είναι υποχρεωτικό για την έκδοση φόρου διαμονής. Σ’ όλες τις άλλες περιπτώσεις δεν χρειάζεται να συμπληρώνεται.

Στις γραμμές τιμολογίου έχει προστεθεί η επιλογή τύπου και κατηγορίας εισοδήματος κατά MyData, και, για λόγους χώρου, τα κουμπιά που υπήρχαν, έχουν αντικατασταθεί με εικονίδια.

Τέλος, στο κάτω μέρος του τιμολογίου, έχει προστεθεί η επιλογή για τον τρόπο εξόφλησης του.

Επιπλέον, το πεδίο της χώρας του πελάτη, έχει γίνει υποχρεωτικό.

Συνεπώς, κατά την τιμολόγηση, οι νέες ενέργειες που απαιτούνται, είναι:

  • Συμπλήρωση του σχετικού παραστατικού (μόνο όταν πρόκειται για τιμολόγηση φόρου διαμονής).
  • Συμπλήρωση της χώρας του πελάτη, αν δεν είναι ορισμένη. Καλό θα είναι η χώρα του πελάτη να ορίζεται πριν την τιμολόγηση, γιατί στην τιμολόγηση τα στοιχεία του πελάτη αντιγράφονται από τα υπάρχονται και η αλλαγή τους δεν ενημερώνει τη βάση δεδομένων.
  • Επιλογή της κατηγορίας εσόδου, μόνο για τις περιπτώσεις έκδοσης τιμολογίου.

Αποστολή στη MyData

Στη λίστα παραστατικών έχουν προστεθεί επιπλέον στοιχεία: μια νέα στήλη όπου εμφανίζεται το ΜΑΡΚ (ο μοναδικός αριθμός που πιστοποιεί την ορθή καταχώρηση ενός παραστατικού στη MyData). Επίσης, κάτω από τον τύπο παραστατικού εμφανίζεται ο αντίστοιχος της MyData καθώς κι ο επιλεγμένος τρόπος ενημέρωσης.

Στη λίστα παραστατικών, στην στήλη “Μ.ΑΡ.Κ.” εμφανίζεται το εικονίδιο μιας σαϊτας, όταν το παραστατικό εκδοθεί κι ανήκει σε κατηγορία που αποστέλεται στη MyData.

Εργαλείο αποστολής στη MyData

Δεν απαιτείται αποστολή των ακυρωμένων παραστατικών. Υπενθυμίζουμε ότι ένα παραστατικό ακυρώνεται αν δεν έχει διαβιβαστεί σε πελάτη. Αλλιώς απαιτείται η έκδοση πιστωτικού όπου απαιτείται αποστολή προς τη MyData.

Η συνολική εικόνα της λίστας, με σωστές και λάθος αποστολές, διαμορφώνεται όπως παρακάτω (φαίνονται μόνο οι πρώτες στήλες για λόγους χώρου).

Λήψη ΜΑΡΚ και λάθη

Στην περίπτωση που η αποστολή είναι επιτυχής, στη θέση του εργαλείου εμφανίζεται το ΜΑΡΚ, κι αν τοποθετήσουμε τον δρομέα πάνω του, εμφανίζεται και το Uid και η ημερομηνία που τα δημιούργησε η MyData.

Στην περίπτωση μη αποδοχής της αποστολής, εμφανίζεται το μήνυμα λάθους πάνω από το εικονίδιο της σαϊτας, όπως επίσης και στην κορυφή της οθόνης. Στο παράδειγμα, παρακάτω, εμφανίζονται πολλαπλά μηνύματα γιατί η συγκεκριμένη αποστολή είχει πολλά προβλήματα. Τα μηνύματα της MyData είναι στ’ αγγλικά κι όχι πολύ κατανοητά. Γι αυτό στο μέλλον θα γίνει προσπάθεια να τ’ αντικαταστήσουμε με δικά μας, πιο κατανοητά και στα ελληνικά.

Ακυρώσεις εκδοθέντων παραστατικών

Όταν ένα παραστατικό ακυρώνεται, η ακύρωση του στη MyData επιχειρείται αυτόματα. Αν υπάρξει πρόβλημα, θα εμφανιστεί στη λίστα των παραστατικών.

Έλεγχοι

Ο τύπος των παραστατικών έχει αντιστοιχίες με τους τύπους εσόδων. Έτσι, π.χ. δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί απόδειξη λιανικής με τύπο εσόδων χονδρικής. Οι σχετικοί συνδιασμοί στο σύνολο τους είναι πολλοί και δεν είναι εύκολο να υπάρχει παντού προέλεγχος πριν την αποστολή στη MyData. Αν κατά την αποστολή διαγνωστεί ότι υπάρχουν αναντιστοιχίες, η αποστολή θ’ αποτύχει και θα λάβετε σχετικό μήνυμα για το τι πρέπει να διορθωθεί.

Επειδή η παραπάνω διαδικασία και χρονοβόρα είναι, και μπορεί να οδηγήσει σε λάθη και καθυστερήσεις, όπως προαναφέραμε, προτείνεται αντί για μια σειρά τιμολογίων να υπάρχουν τρεις (εσωτερικού, ενδοκοινοτικών και τρίτων χωρών), που να αντιστοιχίζονται στις σωστές κατηγορίες εσόδων και να μη χρειάζονται πολλές αλλαγές τη στιγμή της τιμολόγησης:

  • E3_561_001 Πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών Χονδρικές – Επιτηδευματιών
  • E3_561_005 Πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών Εξωτερικού Ενδοκοινοτικές
  • E3_561_006 Πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών Εξωτερικού Τρίτες Χώρες

Η MyData διασταυρώνει στοιχεία της διεύθυνσης του τιμολογούμενου με τον τύπο παραστατικού και την κατηγορία εσόδου.

Έτσι, πχ. δεν μπορεί ο τύπος παραστικού ν’ αφορά Ενδοκοινοτική συναλλαγή και στο παραστατικό να έχουν περαστεί στοιχεία πελάτη από την Ιαπωνία (τρίτη χώρα). Μια τέτοια συναλλαγή δεν θα γίνει δεκτή από την MyData.

Για να διενεργηθούν αυτοί οι έλεγχοι, απαιτούνται περαιτέρω στοιχεία διεύθυνσης εταιρειών και για του πελάτες λιανικής, υποχρεωτική αναγραφή της χώρας προέλευσης. Γι αυτό οι σχετικές περιοχές στην τιμολόγηση έχουν διαφοροποιηθεί και κάποια πεδία έχουν γίνει υποχρεωτικά.

Βήματα εφαρμογής

Παρακάτω περιγράφονται με σειρά τα βήματα που πρέπει ν’ ακολουθήσετε για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της MyData.

Βοηθητικές λειτουργίες

Επειδή με τη MyData προστέθηκαν νέα πληροφοριακά πεδία στα παραστατικά, το φίλτρο παραστατικών άλλαξε και περιλαμβάνει επιπλέον που σας επιτρέπουν να φιλτράρεται τα παραστατικά με βάση το κριτήριο του αν έχουν πάρει ΜΑΡΚ από τη MyData ή όχι, και αν υπήρξαν λάθη στην τελευταία αποστολή.

Επιπλέον, προστέθηκε ένα γενικής χρήσεως πεδίο αναζήτησης για να μπορείτε να ψάχνετε εύκολα παραστατικά με βάση τον αριθμό τους, το όνομα του πελάτη ή/και της εταιρείας του και το ΜΑΡΚ.

Επόμενα βήματα

Επειδή η λειτουργία της MyData εισάγει ένα επιπλέον φόρτο εργασίας, θα προσπαθήσουμε στο άμεσο μέλλον να εισάγουμε αυτοματισμούς που θα κάνουν την εργασία ακόμα ευκολότερη. Κι επίσης, αναλόγως με το τι θα που θα πέφτει στην αντίληψη μας για τους διάφορους σωστούς χειρισμούς εξειδικευμένων περιπτώσεων, θα δημοσιεύουμε σχετικά σημειώματα για ενημέρωση όλων.

be the first to comment

Comments are closed

Σ’ αυτή την ιστοσελίδα δεν υπάρχουν διαφημίσεις.

Παρόλαυτα, ο AdBlocker επηρεάζει μερικές από τις κανονικές του λειτουργίες.

Γι αυτό σας παρακαλούμε να τον απενεργοποιήσετε ή να προσθέσετε την ιστοσελίδα στο whitelist του AdBlocker.

Ευχαριστούμε για την κατανόηση